昔は、散らかった机が仕事ができる男の勲章であったことがありました。仕事ができる人は、デスクに書類が山積みになっていても、どの書類がどこにあるのか全て把握している、なんて言われていた時期もありました。
しかしそれは昔の話。今は、一つの仕事を複数の関係者やチームでする時代です。社外の関係者がチームに入っていることも多くなりました。
だから、情報は共有されなければならず、一人で書類を抱え、自分しか情報にアクセすることができないことは許されなくなりました。だから、乱雑なデスクは、仕事ができない人の象徴になってしまいました。
デスクを整理して仕事ができる男をアピールしたいけど、デスクの整理はなかなかうまくいかない人が多いと思います。実は、デスクの整理は思いのほか簡単です。ここでは、デスク周りを簡単に整理できる、目から鱗のデスク整理術についてまとめてみました。
仕事の書類は抱えてはいけない
片付けは「かたをつける」
片付けとは「かたをつける」ということです。
書類がデスクの上にたくさん置かれているということは、片をつけなかった仕事がたくさんあるということになります。
情報共有の時代、あなたの机にある書類は、本来はチームで共有されるべき書類であり、それがあなたの机にあるということは、あなたがあなたの仕事の片をつけていないということになります。
書類を整理することは仕事そのものであると考え、仕事の空き時間とか仕事が終了した後ではなく、最優先で書類を整理しましょう。
まずは参考資料の整理から
よく、この資料の内容がいつか必要になるかもしれないのでとっておく、という方がいらっしゃいます。新聞とか雑誌の切り抜き、取引先からもらったチラシなどなど。
あなたの参考のための資料は、それがたとえ会社の資料であっても「私物」です。仕事の書類と一緒に管理することはやめます。
特に仕事の書類と一緒にデスクに保管することは、様々な問題発生の原因となりますから、絶対にやめましょう。
そうすると、「私物」である参考資料を保管するところが社内にはなくなります。保管する場所がない書類は、全て捨ててしまいます。ただし、参考資料の中には社内書類もあるでしょうから、捨てるときはシュレッダーなどを利用し、情報漏洩には十分気をつけてください。
また、参考資料であっても、いや、参考資料であるからこそ、捨てる前にきちんと目を通す必要があります。もし目を通す時間がない場合は、その資料は見なくてもいい資料と考えて、さっさと捨ててしまいましょう。
参考資料はあなたが必要だと思った時が旬です。旬は一瞬で過ぎてしまいますから保管する必要のない書類です。
もし、どうしても保管しないと不安という方は、スマホのカメラかスキャナを使って電子的に保管しましょう。
電子的に保管しても、将来見る可能性はほぼ0%ですが、それでも、紙媒体でデスクに保管しておくよりかはましです。
こうすれば、あなたのデスクに残った書類は、全て仕事に関係する書類ばかりとなります。
続いて仕事の書類の整理
参考資料は整理できましたから、あなたのデスクにある書類は、仕事に関する書類ばかりです。
個人が書類を保管する場合の基本は、時系列保管です。
まずは、ざっと目を通して、書類の締め切りを確認します。そして、締め切りの早い順に整理していきます。
書類は引き出しに立てて保管します。締め切りが早いものを手前にし時系列で保管します。
仕事を始める時は手前にある書類から処理を始めます。もし処理途中で退社する時は、処理していた書類を一番手前に保管します。
こうすれば、一番手前に保管してある書類が、一番最初に完了しなければならない仕事であることが一目瞭然です。
仕事のかたをつける
仕事の書類は、あなたのデスクで長期保管しておくと、業務効率化のための重大な障害になります。だから、全ての書類はすぐに目を通して、必要な処理をしましょう。
目を通した書類は、途中で放り出さず最後まで処理をしましょう。締め切りがかなり先の書類であっても、方向性を考えてその内容を書いたメモを貼り付けるなどして、一通り最後まで処理します。
もしスケジュールが過ぎてしまった書類があった場合は、チーム全体の仕事が滞っていることになりますから、残業をしてでも処理しなければなりません。
文房具の片付け
文房具はデスクを散らかす元凶の一つです。
今はパソコンで書類作成したり各種連絡をすることがほとんどですから、文房具を使う機会はあまりないはずです。
それなのに、なぜかデスク周りに散らかる文房具が多くあります。
デスクにあるあなたの文房具は自分で用意したのでしょうか。会社が用意してくれたり、取引先の景品でもらった文房具ばかりではないでしょうか。
文房具を使う機会は極端に減ったのに、景品として文房具を出す会社は未だ多くあります。文房具を仕事で使う機会は減ったからこそ、文房具の景品は希少価値があって喜ばれるのかもしれません。
もらった時は嬉しいからとりあえず試してみるけど、あとは使う機会はないから引き出しの中に入れっぱなしではないでしょうか。
今ある文房具は一旦全て捨てる
文房具の整理は、まず全てを捨て去ることから始めましょう。そして、必要なものは自分で揃えるようにします。
必要な文房具は自分で購入する
デスクの文房具を全て捨てたら、文房具屋に行き、自分が必要だと思われる文房具を購入しましょう。
多くのサラリーマンが文房具を使う機会は、メモを取る時だと思います。メモを取る文房具は、ペン、メモ帳、手帳になります。
購入した文房具は、できれば引き出しに入れずデスクトップに置くようにします。
また、外出時にメモを持ち歩く人は、ペンは外出用と会社用の二つを用意しておきます。そうしないと、外出時にペンをなくして会社で使うペンがなくなると、景品のペンに手を出してしまいます。
とにかく、文房具は自分で揃え景品は使わない、という習慣をつけましょう。
文房具の景品は断固拒否
文房具の景品はもらわないという意思を持ちまししょう。展示会などの景品の多くはペンやメモ帳であることが多く、それをそのまま会社に持ち帰ると、デスクが散らかることになります。
すでに自分の仕事に必要な文房具は持っています。だから、いくら景品であっても、その文房具はいらないものなのです。いらないものはさっさと捨ててしまいましょう。
捨てるのは気がひけるという方は、最初からもらわなければいいのです。展示会で何か景品をもらえるからと、面倒なアンケートを書くことがありますが、景品を当てにしなければアンケートに答えなくなって住むので気が楽です。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
目から鱗のデスク周りの整理方についてお伝えしてきました。
何かウルトラCな整理方法とか、素晴らしい整理道具を使った整理方法を使った整理を期待した方には、少々肩透かしかもしれません。
こんな整理方法はわかっているけど整理できなくて困っている、という感想をお持ちの方もいらっしゃると思います。
でも、本当にちゃんと整理して見たけどできなかったんでしょうか。本気で整理しようと思っていないのではないでしょうか。
デスクが整理されていないということは、実はあなたがの仕事のパフォーマンスが低いことを表しているとしたら、あなたはどう思うでしょうか。
デスク周りを整理するということは、実は仕事のパフォーマンスをあげることでもあるのです。
