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【仕事にスピードを求めるあなたへ】仕事の組み立て方を変えてスピード2倍!評価も2倍!のための具体的な改善法6選プラスα

ビジネス・起業・仕事術
この記事は約 12 分で読めます。 212 Views

あなたは、「仕事のスピードは仕事の効率化による」と思っていませんか?

確かに効率よく仕事ができれば、仕事のスピードは上がります。

でも、「効率よく仕事をする」ということは、仕事術としては上級編なので、一朝一夕でできるものではありません。

その前に、ちょっとしたことから仕事の組み立て方(スケジュール管理)を工夫して、まずは単純に仕事のスピードアップに努めましょう。

仕事の効率化が見えてきてくるのはその後のプラスαができてからです。

その結果、仕事の評価もアップします。

そこで、今回は仕事のスピードを2倍にする改善法と、仕事の評価をアップに導いてくれるプラスαを紹介します。

 

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1.仕事を遅らせている原因を見つけよう

(1)仕事の早い人と遅い人には、一定の法則がある?

次の6個のチェック事項で、あなたに当てはまる項目はいくつありますか?

  1. 分からないことは徹底的に調べる
  2. 仕事の進め方がバラバラ
  3. 整理整頓が苦手
  4. 何事も完璧にこなすことをモットーにしている
  5. メールや電話に時間をとられることが多い
  6. 面倒な仕事を後回しにする事がよくある

(2)回答の目安

あなたが、チェック項目に該当する数はいくつでしたか?

  • 1つ以下 :仕事が速い
  • 2つ   :普通
  • 3つ以上 :仕事が遅い

チェック項目に対して、あなたが3つ以上に該当するなら仕事の組み方が下手なのかもしれません。

 

2.仕事のスピードを2倍にするための改善策6つ

(1)「分からないことを徹底的に調べる」人は仕事が遅い可能性有り?

仕事が遅い理由

学生の勉強なら、自分で調べて自分で考えて、考える能力を養うことが重要です。

しかし、仕事は違います。

フリーランスや芸術家ならいざ知らず、サラリーマンには「会社の方針に従って成果を出す」という働くための暗黙のルールがあります。

会社の方針やその業界の常識、ビジネスマナー(人としてのマナーを除く)については、会社に入って学ぶものです。

仕事のできる人は、「分からないことは慣れた人に聞く」の精神が身についています。

改善策

赤ちゃんは、とにかく周囲からいろいろなことを吸収し、周囲に影響されながら情緒を発達させていきます。

意思表示をはっきりするようになるのが2~3歳くらいからです。

好奇心旺盛な子供は、「○○はどうして?」「××ってなに?」と様々なことに興味を持って聞き始めます。

周囲の大人にとっては、説明の仕方に困惑してしまう事が多いかもしれませんが、「どうしてどうして」は子供の脳や心の発達が早いといわれています。

社会人ビギナーは、社会人としては2~3歳児のようなものです。

考えても分からないので、たくさん聞いて、仕事の本質をいち早く吸収していく興味津々の人材の方が、周囲も期待して育ててくれます。

ただし、周囲の状況への気遣いを忘れては嫌がられてしまうこともありますので、注意が必要ですが、考えてもわからない事は、慣れた人に聞くのが一番なのです。

ビギナーなら、なおさらです。

ただし、「慣れた人に聞く」ということは、教えてくれる人の仕事の邪魔をしているわけですから、一度教わったことは二度聞かないくらいの覚悟で、気合いを入れて聞きましょう。

「三つ子の魂百まで」というように、社会人ビギナーの時に身につけた仕事術は、あなたの将来の仕事の能力を大きく左右するともいえます。

(2)「仕事の進め方はバラバラ」な人は仕事が遅い可能性有り?

仕事が遅い理由

仕事のできる人は、スケジュール管理のやり方に徹底した法則があります。

どのような仕事でも、仕事の組み方の基本は非常にシンプルで似たような法則に当てはめることができます。

仕事のできる人は、難しい仕事も、大きな仕事を小さなタスクに小分けして、シンプルに組み立て直すことを考えます。

一方、仕事の遅い人ほど、仕事を難しく考え、自分で一層複雑にして、どこから手をつけて良いのか悩んでしまっているのです。

改善策

仕事の目的や意図を理解しないまま漠然と仕事を進めてしまうと、仕事の方向性が見えていないので、何を調べて何をまとめればいいのか分からず、右往左往しながら仕事を進めてしまいます。

そんな行き当たりばったりの仕事のやり方では、スケジュールをたてることもできないでしょう。

仕事の目的が不明な時は、指示者へ質問して、その仕事の意図を明確にすることで、まず仕事の方向性を見極めます。

何をすれば良いのかを把握してから作業手順を考えるのです。

例えば、街の活性化のためのモール建設ビルのテナントに入るためのプレゼンのための企画書制作なら、次のような感じです。

  1. モールの客層からターゲットを定める(モールのオーナー会社のデータ分析)
  2. アンケート等で、ターゲットの意識を調査し、需要と供給の見込みを定める
  3. 経常利益を予測
  4. テナントに入る店舗のイメージやコピーを考える(テナントの平面図・立面図、パースも手配)
  5. 広告効果や予算を設定
  6. 総予算を提示

アバウトに、こんな感じでスケジュールが明確になります。

(3)「面倒な仕事を後回しにすることがよくある」人は仕事が遅い可能性有り?

仕事が遅い理由

所要時間の予測がつかないまま「面倒だ」と思う仕事を後回しにして、楽な仕事を先にやってしまうと、後回しにした面倒な仕事へのモチベーションが、どんどん下がってしまいます。

その結果、苦手な仕事に挑戦しないまま、自分から苦手事項を増やしてしまうことになりかねません。

しかも、苦手な仕事の所要時間が自分で把握できないので、仕事の時間も把握できずに、仕事に間に合わず、残業ばかりが増えていきます。

改善策

面倒な仕事は、より細かいタスクに分けてみましょう。

大きなくくりでは、手をつけるのが億劫になっていても、細かいタスクわけによって、仕事が具体化され、単純な仕事の積み重ねのようなイメージにする事ができます。

その結果、モチベーションが上がり、苦手な仕事を克服することが可能になります。

タスクわけによって、仕事にかかる時間も予測しやすくなります。

(4)「整理整頓が苦手」な人は仕事が遅い可能性あり?

仕事が遅い理由

整理整頓が苦手な人ほど、全てを完璧に整理しようと考えがちです。

完璧な整理整頓なんて、膨大すぎて予想もつきませんので、途方に暮れて諦めてしまいがちです。

仕事のできる人は、取り敢えず最近の資料から整理していきます。

現在の仕事に直近の資料ほど重要ですし、今の仕事に関する重要度が高いでしょう。

まずは今必要な直近の資料から片付けて、遠い昔の資料は時間の空いた時に整理すれば良いのです。

「そうやって後回しにしていると、なかなか整理がつかない」と真面目に考えていると、全部やってしま和なければいけないような気がするかもしれません。

そんなことをしていると、「いったいいつから仕事に取りかかるの?」といった感じになってしまいがちです。

これらは、いわば不必要な整理整頓です。

昔の資料が整理できていなくても今の仕事はできることに気づき、割り切る必要があります。

改善策

そもそも、一般的に整理整頓が苦手な人は、「物の位置」を決めていない人が多いといえます。

「もと有った場所へ戻す」という作業を徹底するだけで、散らかりません。

物を探す余計な時間もかかりません。

「物の位置」は、完璧に細かく設定しすぎると時間がかかります。

アバウトで良いのです。

例えば、「オモチャはオモチャ箱にしまう」これを徹底するだけで、オモチャが散らかってしまうことはありません。

そのオモチャ箱の中でも、宝物は別の箱や引き出しに入れたり飾ったりして、大切に保管されます。

仕事も理屈は同じです。

直近の今の仕事に関係した書類(大切な物)だけ詳細に整理できていれば、取り敢えず今の仕事は片付きます。

クリアファイルに種類別に分けて、引き出しの書類ボックスに放り込んでおくだけでも、すぐに取り出せます。

データーならファイルボックスに小分けしておきましょう。

仕事を終えて、ゆっくりした時間ができたときに、全体を徐々に整理すれば良いのです。

 (5)「何事も完璧にこなすことをモットーにしている」人は仕事が遅い可能性有り?

仕事が遅い理由

完璧主義は、必要無いことまで完璧にこなそうとするので、本当に大切な仕事が手薄になってしまうことが多々あります。

例えば、資料整理を始めたら、今の仕事に関係ない昔の資料まできれいに整理整頓してしまうでしょう。

また、仕事に関係の無い事柄まで深く追求してしまうこともあり、仕事の効率を低下させます。

改善策

あらゆることに完璧を求めていたら、時間内に結論が出ません。

完璧を求めるところと、手を抜いてよいところを上手に振り分ける能力が重要です。

良い意味で、「適度にアバウトに」仕事をこなすことを覚えましょう。

そうしないと、休息もできずに追い詰められて、身体を壊してしまうかもしれません。

(6)「メールや電話に時間をとられることが多い」人は仕事が遅い可能性有り?

仕事が遅い理由

あなたは、メールや電話の対応にどれだけの時間を費やしていますか?

気がついたら、「電話に負われて仕事が全然できなかった」とか「メールの返信であっという間に1時間?」と思うこともあるのではありませんか?

電話は仕方ないとしても、メールチェックは受信箱を覗かなければ、メール対応を後回しにできます。

メールの対応は、「その日のうちにできれば親切」程度に割り切りましょう。

遅くても翌日の対応なら遅くはありません。

また、対応が遅れそうなときは、メールをもらった日か翌日には「対応可能な日程」の途中連絡を入れて、相手へのスケジュール調節をお願いする事も可能です。

仕事の速い人は、中途報告をマメに入れて、相手へ自分の対応可能なスケジュールを知らせ、相手への対応に猶予をもらうのが上手です。

反対に、仕事が遅い人ほどメール相手のスケジュールに振り回されて、自分の首を絞めているような事が多いでしょう。

改善策

メールチェックは、時間を決めて行いましょう。

電話は逃げられないので、電話の少ない時間帯に、より一層仕事のスピードアップを狙う必要があります。

 

3.評価を2倍にするための「プラスα」とは?

(1)仕事の効率アップの方法

仕事のスピードを2倍にアップのために、仕事の組み立て方の具体的改善策を前項で紹介しました。

これらが改善でき、仕事のスピードが上がったら、今度はチーム全体を管理するマネージメントリーダー(ML)になった気分で、自分の仕事を見直してみましょう。

すると、MLが自分にどのような仕事を求めるのかを想像して、自分がどのように立ち回れば良いのかを考えてみましょう。

チーム全体の仕事の効率を想像できたら、周囲の状況を考えて、どの仕事を優先すべきか、仕事の緊急性や優先度が把握できるようになります。

自分がMLだったとしたら、何を知りたいのか、どんな仕事のアシストを期待しているのか、部下の仕事で何を導き出そうととしているのかを想像してみましょう。

そうすれば、誰にどんな途中経過を報告すれば良いのかが的確に把握する事ができます。

このように、相手の立場に立って報連相ができるようになれば、お互いの仕事がやりやすくなり、仕事上の人間関係にもプラスに働きます。

人間関係がスムーズなだけで、全体的な仕事の効率アップはけっこう大きいのです。

(2)仕事の評価もステップアップするには?

仕事のスケジュールをいっぱいいっぱいに詰め込まないようにしましょう。

会社ではメールチェックや電話対応の時間が必要です。

どんなトラブルが起きて、どんなことでスケジュールが狂うか分かりません。

その時のために、スケジュールは時間的余裕を持って組み立てておくようにするのがおすすめです。

体調不良やアイデアが浮かばずに先に進まない、なんてことも考えられます。

時間的余裕を持ったスケジュールにしていれば、気分転換に他の資料を読んでみたり、他社の関係資料見にネットサーフィンすることもできます。

定時で帰って友人とお酒を酌み交わしたりして、気分転換のおしゃべりの中で素敵なアイデアが浮かぶかもしれません。

また、人は眠っているときに記憶の整理がなされます。

昼間に集中しすぎて全然アイデアが浮かばなくても、翌朝目が覚めたら突然アイデアが浮かんだりする事もあります。

これを「アイデアが降ってきた!」という人もいるようですが、筆者は、前日の五感でとらえた情報が、眠っている間に精査されて、点と点が線になってアイデアとして頭に浮かぶという医学的な説の方を信じています。

例えば、筆者のライターの仕事を例にとって恐縮ですが、一晩寝ると、昨日書いた記事の訂正点を思いつくことがあります。

もっと良い表現方法を思いついて、記事の書き直しをする事もあります。

また、記事を書きあげて、食事をしたりお風呂に入ったりしてから再度読み直しますと、記事を書いてすぐに誤字チェックはしているにもかかわらず、新たな誤字や、わかりにくい文章が目につく事も多いのです。

これは、脳がリフレッシュされて、客観的に読み直しているからだと思います。

だから、筆者はそんな時のために、契約上の納期よりも、自分の中のスケジュール納期を少し前倒しに設定しています。

時間的な余裕は脳のリフレッシュさせ、客観的思考でより良い仕事をするために必須なのです。

 

まとめ

仕事のスピードアップは、がむしゃらに仕事をこなす事ではありません。

心のゆとりを持って、楽しく仕事をすることも重要なことです。

本人の性格や才能に加えて、向き不向きもあるかもしれませんが、最終的に仕事の楽しさを見つけるのは、あなた自身です。

心で感じた達成感やその先への興味や関心が仕事を楽しくさせます。

たくさん学んで、一つ一つできるようになると、嬉しいものです。

そのモチベーションを作るのは、あなたの努力と思考によるものです。

ストレスばかりでは、仕事をマイナスの色眼鏡で見てしまい、仕事の楽しさに目をつぶってしまいかねません。

仕事の組み立て方を見直すことで、仕事の具体的改善点を見つけ、さらに心の余裕を持つことで、周囲への気遣いもできるようになります。

その結果、良い人間関係が生まれて、その中で仕事をすると、仕事の質もアップしていきます。

そんな仕事の質を上げる「あなた独自のプラスα」をたくさん見つけることで、あなたの仕事力は、「スピード2倍!評価も2倍!」です。

「あなた独自のプラスα」を貪欲に求めてみましょう。

「もっともっと」の思想は、あなたの人生経験とともに「プラスα」と「スピード」の相関関係によって、新たな「プラスα」が得られることもあります。

「プラスα」のちょっとした工夫で、あなたの仕事力は、さらなるパワーアップの期待ができそうですね。

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kiriko

kiriko

元社労士の主婦ライターです。
知識と経験を活かしてコラムを書き始めて10年になります。

いつも初心を忘れず、少しでも読者の皆様のお役に立てればと思いながら記事を書いています。

どうぞよろしくお願い申し上げます。

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