仕事の効率化とは？今すぐできる作業スピードUPの秘訣を伝授！

「もっと作業のスピードを上げたい」あなたは、こう思っているでしょうか？

仕事を効率化できれば、時間に余裕ができます。

時間に余裕ができれば、やりたいな仕事ができたり、新しいことにチャレンジできたり、プライベートを充実させることも可能です。

仕事の効率化ができればで、同じ時間でもより多くのことができるのです。

ここでは、今すぐ実践できる仕事の効率化の秘訣を紹介していきます。

どれもすぐに効果を実感できる方法ですので、まずは読んでみてくださいね。

【仕事の効率化（考え方編）】今すぐできる作業スピードUP！4つの秘訣

まずは、仕事の効率化の考え方編を紹介していきます。

反省はしても後悔をしない

仕事の効率化を進めるためには、反省しても後悔してはいけません。

反省とは、自分の行動を改めて振り返り、それで良かったかどうか考えることです。

これは、先々の改善に繋がるため、大いにするべきです。

一方後悔とは、やってしまったことを後から悔やむこと。

これは、先々に繋がることなく、ただ延々と過去の過ちを責めるだけです。

そのため、何の生産性もありません。

人間ですから仕事をしていればミスすることもあるでしょう。

ミスをしたあとこそ、差が出るものです。

反省しても後悔はしないことで、「あのときミスしたからこそ成功がある」と将来話すことができるでしょう。

行動しながら考える

仕事の効率化を進めるためには、行動しながら考えてください。

日々の作業スピードをアップさせたいなら、まずはどんどん動くことです。

仕事ですから、当然準備期間も必要です。

ですが、この準備期間は必要最低限で構いません。

必要最低限の準備ができているなら、先々の心配や不安はひとまず横に置き、まず動いてみるのです。

実際に実行するからこそ、見えてくるものがあります。

やる気には限りがあると知っておく

仕事の効率化を進めるためには、やる気に限りがあることをあらかじめ知っておく必要があります。

ほとんどの人のやる気には限りがあります。

どんなにモチベーションが高い人でも、疲労困憊になれば身体的にも精神的にもストレスが溜まり、やる気が失せてしまうもの。

こんなときは、仕事とかけ離れた休息が必要です。

休息をとれば、やる気をチャージすることができ、またモチベーション高く仕事に取り組むことができるのですから。

仕事の効率を上げたいなら、ギリギリまで疲労困憊になるのではなく、自分のやる気に一定の限界があることを知り、適度に休息を取ることが必要です。

3分迷って決断できないなら判断材料が足りないと判断する

仕事の効率化を進めるためには、即断即決が重要です。

必要以上に迷ってる時間こそ無駄な時間だからです。

3分迷って決断できないなら、判断材料が足りないと判断し迷うことをやめ、新たな判断材料を探す方が時間を有効的に使えるでしょう。

必要以上に迷うことは、仕事の妨げにしかならないのです。

【仕事の効率化（作業編）】今すぐできる作業スピードUP！5つの秘訣

ここからは、仕事を効率化できる秘訣の作業編を紹介していきます。

日々の作業も小さな工夫を重ねることで、大きな効率化に繋がるでしょう。

前日にタスク出しをしておく

仕事の効率化を進めるためには、前日に翌日のタスク出しをしておきましょう。

翌日の朝すぐに作業をスタートできるよう前日に準備しておくのです。

このタスク出しは、より具体的なものがおすすめです。

たとえば、翌日上司へのプレゼンを予定していたとします。

その場合、タスク出しの項目に、

• プロジェクターの準備
• 資料の印刷
• スピーチの練習

などとより具体的なタスク出しをしておくのです。

こうすることで、出勤直後スムーズに作業スタートできるでしょう。

また、前日にタスク出しをしておくことで、より効率よく作業を進める順番を事前に考えられます。

似ている作業はまとめて一気に行う

仕事の効率化を進めるためには、似ている作業はまとめて一気に行うようにしましょう。

たとえば、

• 事務用品の買い出し
• 近くの取引先に資料を届ける
• ランチを買いに行く

このようなタスクがあったとします。

この場合、どれも外出して行う作業ですから、まとめて一気に行う方が効率が良いのです。

他にも、

• デスク作業をまとめて行う
• 発注作業をまとめて行う

なども良いでしょう。

スキマ時間にできる作業をあらかじめまとめておく

仕事の効率化を進めるには、スキマ時間にできる作業をあらかじめまとめておくようにしましょう。

仕事をしていると5分10分時間に余裕ができることがあります。

そのスキマ時間をどう活用できるかが仕事の効率化と深く関係しているのです。

突然5分10分と時間が空いても、普通はなかなかできることがありません。

5分10分の時間は中途半端ですから、できる作業がとても限られており、すぐに思いつくものではないからです。

あらかじめ、5分10分あればできる作業をメモなどにまとめておくことで、この短い時間を最大限活用することができるでしょう。

たとえば、

• 上司にメールを返信する
• ネットで調べ物をする
• ディスクの整理をする
• など

優先順位は低かったとしても、いつか行いたいちょっとした作業というものがあります。

このような数分でできる作業をあらかじめまとめておくことで、日々の時間を無駄なく使うことができるでしょう。

1秒を無駄にしないためにショートカットキーを覚える

仕事の効率化を進めるためには、1秒を無駄にしないことが重要です。

たった1秒でも積もり積もれば5分10分となっていきます。

これを年単位で見れば、数時間・数日と新たな時間を作ることができるのです。

そのため、1秒でも軽視しないこと。

たとえば、1秒を無駄にしないために積極的にパソコンやスマホのショートカットキーを覚えるようにしましょう。

この工夫が、小さな時短となり、さらに精神的な負担の軽減にも繋がるでしょう。

テンプレート化を習慣にする

仕事の効率化を進めるためには、テンプレート化を習慣にしてください。

テンプレート化とは、よく使う文章などをテンプレートとして保存しておくことです。

たとえば、よく使う文章はテキストなどに保存しておき、コピー&ペーストですぐに取り出せるようストックしておくのです。

毎回ゼロからタイミングするよりも、コピペする方が大きな時短になります。

また、パソコンの単語登録などを活用し、入力時間を短縮することもおすすめです。

まとめ

仕事の効率化を進めるためには、

• 作業の仕方を工夫することと
• 考え方を変えていくこと

この2つが必要です。

どちらが欠けても、作業の効率化は上手くいきません。

この2つをうまく取り入れ工夫しながら、日々の仕事に取り組んでみてください。

すぐ結果に繋がるものとそうでないものに別れますが、続けることで1年後の作業スピードが大きく変わっくるでしょう。