整理整頓が上手な人、すなわちいつも机の上がきれいに片付いている人は、仕事の能力が高い人が多いといえます。
もちろん例外はありますが、若いうちは、整理整頓が仕事の基本だと考えていた方が、早く仕事を覚えることができます。
それに、論理的思考の基礎にもなります。
では、今回は仕事と整理整頓の関係について解説していきましょう。
1．整理整頓術の基本法則
(1)整理整頓の基本を上げてみましょう。
- 必要な物の居場所（しまう場所）を決める
- 空間をできるだけ効率的に使う
- 要らないものを捨てる
- 分別する
この4つが基本です。
(2)4つ全てができていないと整理整頓とは言えない
「そんなのわかっているよ」と今簡単に思ってしまった方、あなたはそれができていますか？
できている人は、幼い頃からそういう習慣がついている人でしょう。
でも、「わかってはいるけどなかなか･･･」と思った人は、机の上が山積みになっているかもしれませんね。
周囲からは、どう見ても机の上が山積みに見えても、「自分なりに整理整頓できている（「整理整頓もどき術」と筆者は呼んでいます）」と主張している人もたまにいます。
そういう人の場合、「物の居場所」を決めただけで、あとの3つが上手くできていないことを認識できていないから、周囲からは片付いていないように見えるのです。
人によっては、美観を壊すだけでなく、自ら仕事の効率を悪くし、周囲に迷惑をかけてしまう人もいます。
(3)余談：ごく希に例外もある｜天才だけに許される「整理整頓もどき術」の場合
「整理整頓もどき術」で、誰にも迷惑をかけずに優秀な仕事をしている人がごく希にいます。
彼と呼びます。
彼には、「整理整頓＝美しい空間」という一般常識が成立していないのです。
周囲からはどんなに散らかって見えても、彼にはどこに何があるか完璧に把握できていて、ゴミの山のような状態の場所から、一瞬にして必要な物を取り出すことができます。
ある意味すごい映像による記憶力です。
この才能は、仕事の奇抜さ・破天荒さ、天才のひらめき…etc．数々の成功を導きます。
会社にとっては、仕事の成果を上げることが一番重要なことなので、もし彼が会社にとって多大な功績を挙げる優秀な人材なら、周囲が彼の功績を期待して、彼を自由にしてくれているでしょう。
でも、彼が会社にとって重要な存在となるまで、彼の「整理整頓もどき術」を周囲が許してくれることは、非常に希なことです。
若いうちに普通の「整理整頓術」を叩き込まれ、矯正されていくのが一般的です。
しかし、彼の過去は定かではありませんが、筆者は非常に優秀な50代以上の成功者を何人か知っています。
彼らは、どうやって「整理整頓もどき術」を30年以上も継続できたのでしょう？
たまたま自由で優しい環境に育まれて、仕事の才能にまで発展したのでしょうか？
あるいは「釣りバカ日誌の浜ちゃん」みたいに、脳天気で楽天的な愛される性格であるが故に、周囲からなんの期待もされないまま、上司や先輩の叱責も上手にスルーして、自由すぎる性格のまま、自分の才能を開花させるに至ったのでしょうか？
例外はさておき、一般的には、仕事で成果を出し、論理的思考ができるようになるために、4つの整理整頓術をマスターする事をお勧めします。
さて、本題に戻って、次はどうして整理整頓が仕事の成果に繋がるのかを解説しましょう。
2．整理整頓術と仕事術の繋がり
整理整頓ができている人にとっては、無意識のうちに整理整頓の基本法則がきちんとできていて、あとは「出した物は、もとあった場所に戻す」だけです。
(1)「1.必要な物の居場所を決め」「2.空間をできるだけ効率的に使う」と作業時間が増える？
例えば、他の部署から回って来た書類や契約書類等々、その都度書類の種類別に、指定ファイルにはさんで、机の一番下の引き出しに立てて入れます。
新しい分別項目ができれば、その場で新しい分別ファイルを作ります。
後回しにすると、多くの場合その時間はやってきませんので、書類がごちゃ混ぜになって、後から大きな時間と労力が必要となります。
基本的に整理整頓ができる人の机は、いつもきれいです。
余計な物が机の上に無く、作業中でも、今作業している仕事に必要な本や書類だけです。
事務作業が終わると、それらの書類は、ファイルに綴じられ、机の中のあるべき場所に片付けられます。
ですから、帰るときは机の上は、パソコンだけとなります。
[surfing_su_box_ex title=”筆者の知人の例｜整理整頓できない人の一時しのぎは余計に仕事の効率を低くする”]筆者の知人が勤務する大手メーカーでは、社内規定で、帰社するときは、机の上にパソコンも何もかも、一切机の上に残してはいけないそうです。
整理整頓が苦手な知人は、ブラックボックスの引き出しというのがあって、取り敢えず机の中に全て放り込んで帰るそうです。
そのため、翌日出社してまず、ブラックボックスの引き出しの中の書類を出して、その日に必要な書類を探すことから始めるそうです。
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筆者の知人のような人にこそ、根本的な改善が必要！
筆者の知人のような人の場合、前の日に作業した書類をクリアファイルに入れて机用の整理ボックスに入れるようにしていれば、次の日にそのクリアファイルを指定場所から出すだけで済みます。
探す時間も作業時間になるので、彼は毎日数分間、無駄な時間を費やしていることになります。その数分かにメールチェックを終える人もいるでしょう。
だから、筆者の知人のような人の場合は、根本的な整理整頓の改善が必要なのです。
ちょっとした探す時間も「塵も積もれば山となる」です。
塵は山となって、1週間で30分～1時間位の空白の時間が生まれます。
この時間で、休憩をしたり、ちょっとしたメールチェックをしたり、仕事もはかどり、残業を減らすこともできます。
また、書類の居場所を作っている最中に、昔の書類から、思わぬアイデアや工夫が生まれたりすることもあります。
さらに、自分がお休みしたときや、仕事の引き継ぎをするとき、仕事を任せる相手に、書類のある場所を的確に伝え、十分なフォローしてもらう事もできます。
[surfing_su_box_ex title=”空間を効率的に使う工夫の例”]
今は、机の引き出しの整理整頓用に、さまざまなファイルボックスやファイル、クリアファイルが取りそろえられています。
ボックス自体が引き出しの仕切りになります。
深い机の引き出しには、引き出し用の仕切りがついたものもあります。
浅い引き出しには、小物は箱に入れて取りやすいようにします。
このように、さまざまな文房具やファイルや箱を使って、書類や物の居場所を作っておけば、いつでも直ぐに書類や物を取り出せて、作業時間の短縮に繋がります。
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(2)「3.要らないものを捨てる」「4.分別する」の仕事への効果は？
＜要らないものを捨てるためには分別が必要＞
要らない書類を捨てるためには、書類の内容を的確に把握できていないといけません。
[surfing_su_box_ex title=”例１：メモの場合”]
「済マーク」を入れます。
帰るときに、全てのメモをチェックして、やり残しが無いかどうか、「済マーク」でわかります。
終わったメモは、帰りにまとめて捨てましょう。
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[surfing_su_box_ex title=”例2：過去の要らなくなった書類の場合”]
既に終わってしまった会議の連絡網、無くなってしまったプロジェクトの資料…etc．捨て忘れて、机の中にある、過去の要らない書類は捨てましょう。
いくら整理整頓して書類の居場所を作っていても、直ぐにその空間がいっぱいになってしまうからです。
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[surfing_su_box_ex title=”例3：取り敢えずの書類”]
要らないけど「取り敢えず取っておく必要がある」という書類もあります。
そのような書類はどうしたら良いのでしょう。
「しばらくは取っておく必要がある書類」と、「必要か破棄か未定の書類」の2つのファイルボックス等を作っておいて、放り込んでおくと良いでしょう。
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[surfing_su_box_ex title=”例4：長時間保存が必要な書類”]
また、過去の書類でも、長期間取っておく必要がある大切な書類もあります。
会議の議事録や契約書類等の少なくとも1年以上の保存が必要な書類は、机の中ではなく、保存版として別のファイルに保存し直しましょう。
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＜整理整頓の仕事への効果＞
実は、新入社員には、仕事を覚えさせるために、書類の整理をさせることもあるのです。
整理整頓は、どんな書類があり、その書類はどのような種類の物で、どのように保管しなければならないかを学習します。
書類を分別するには、書類の中身を知らなければなりません。
それは、仕事の理解に繋がり、先輩の書類の作り方、見積もりの仕方、議事録の取り方、企画書の作り方etc．本人の意識次第ですが、学習しようとして書類の整理整頓をしていたら、それらはさまざまな種類の「書類の教科書」になります。
自分の書類の整理なら、過去の自分の仕事を振り返ることにもなります。
このように整理することで、仕事に関する記憶の整理や今後の仕事の進展に繋げることもできるのです。
例えばですが、過去の企画書はアイデアのヒントになることもあります。
反対に、机の中の整理整頓ができないと、成長しないまま、その場限りの仕事の処理をしていき、直ぐに机の上にさまざまな物が散乱し始めます。
その結果は、隣の机に自分の書類や文具が進入して、同僚に迷惑をかけるか、書類を無くして始末書問題に発展するか、良いことはひとつもありません。
このようなことが続くと、「整理整頓できない人」→「いい加減なひと」→「だらしない性格」と周囲の勝手な印象から、誰からも重要な仕事を任されない人にもなりかねないのです。
3．仕事しながら整理整頓の方法
(1)「時間が無いから後でしよう」は整理整頓ができない１番の理由
机の上が散らかってしまったら、「暇なときに片付けよう」と思って、取り敢えず横に置いておくと、いつまで経っても整理整頓できません。
仕事は毎日忙しいのです。
だからといって、残業したり休日出勤して机の整理整頓、というわけにもいきません。
わざわざ整理整頓しなくてもいいように、「整理整頓の基本4つ」を常に心がけていれば、
机の上に書類は散乱しません。
(2)「処理済み」と「未処理」の分類も大切
仕事や作業の進行具合で、「処理済み」と「未処理」が直ぐにわかるような仕分けも必要です。
筆者は、クリアファイルに書類を入れただけでなく、それを忘れないように、付箋をパソコンに貼り付け、付箋を「未処理」の目録代わりにしていました。
未処理の付箋は、終わったら捨てます。
その時絶対に忘れてはいけないのが、クリアファイルに入れてある該当書類を、指定場所にファイルするか破棄することです。
これを忘れたら、付箋の意味がありません。
筆者は、記憶力には自信があるのですが、自分の記憶に頼らず、パソコンの付箋とスケジュール帳を信じていましす。
(3)長時間机を離れるとき
会社を出る時間までに仕事が終わらなかったときは、未完書類は、クリアファイルに入れて、まとめて机の前引き出しや自分が決めた場所に片付けて会社を出ます。
帰宅するときも同じです。
こうしておくと、次の日そのクリアファイルをそのまま出して、直ぐに作業に取りかかれます。
(4)「出したら元の場所に戻す！」これ基本です。
ファイルしたり、穴を開けたりする暇が無いときは、取り敢えずファイルに挟んでおくだけでも良いのです。数秒しかかかりません。
こうしておけば、時間のあるときに、ファイルに綴じるだけで良いので、後で山になった書類をまとめて整理するよりもずっと時間短縮になります。
まとめ
会社の仕事には、メインプロジェクト以外にさまざまな雑用があります。
自分の福利厚生関係、総務や人事からの連絡や、上司からの頼まれ事、後輩や部下への指示…etc．
このような雑用も、整理整頓できていれば、どれだけやるべき事が残っているかが一目瞭然です。
つまり、整理整頓がしっかりできていれば、「あ！忘れてた」とか「あれ？何かあった気がする･･･？？？」といったことはあり得ません。
仕事の効率も上がるだけでなく、スケジュールミスやダブルブッキングなんて失敗も無くなります。
この整理整頓術は、パソコン内のファイルの整理にも応用できます。
しっかり整理整頓して、少しでも仕事の効率を上げ、自分の評価をアップさせる一歩としてください。
若いときに身につけたこのような仕事の習慣は、身体が覚えていて、生活にも役立ちますよ！
