同じ部署で働いているのに、要領よく仕事をこなす人と、そうでない人がいますよね。
会社が求める仕事効率の極論を言えば、「遊んでいても良いから結果を出せ」です。
「一生懸命頑張っていても結果を出せない人」よりも、遊んでいても会社に利益を出せる人の方が勝つと言うことです。
でも、そんな真面目に一生懸命やっている人が損をする世の中では、働くことが嫌になってしまいますよね。
そこで今回は、どんなにスケジュール管理に励んでも「仕事が終わらない」と毎日悩んでいる仕事熱心なあなたのために、効率よく仕事をこなす方法についてご紹介しましょう。
1．仕事の効率化とは達成感が作り出す？
(1)仕事の効率化のためにITサービスに頼るべき？
仕事の効率化について、さまざまなITサービスが紹介されています。
例えば、Googleカレンダーやチャットや会社専用のグループカレンダー……etc．
スケジュールを共有して、仕事の効率化を図ったり、これらのデータはスマフォでも見られるので、仕事の動きやレスポンスの速さでは、さらなる仕事の効率化が図れるはず？
しかし、実行するのはあなたです。
自分なりの効率の良い仕事術を開拓していかないと、これらの便利なアプリが役に立たないどころか、レスポンスの速さの維持や、余計な仕事が増えてしまう等、本来の仕事を遅らせてしまうこともあります。
(2)仕事の効率化は達成感の積み重ね
たくさんの仕事に埋もれて息ができなくなる前に、仕事を分類しましょう。
例えば、簡単なリストを作って、終わったものから「済」マークをつけて二重線で消していくのです。
グループチャットのタスク機能を利用して、終わった仕事からタスクを削除するのも同じような達成感が得られます。
しかも、残っている仕事が一目瞭然です。
このように自分のスケジュールを共有することで、余計な雑事をシャットアウトすることもできます。
仕事をこなしていく順番についてですが、筆者は、面倒な仕事から片付けていきます。
面倒な仕事や苦手な仕事は、スケジュールが崩れる源ともいえます。
筆者の場合はライターですから、思った以上に記事の内容の調査に時間がかかったり、文章の出来映えがイマイチで、初めから書き直す羽目になってしまったり、苦手な仕事には予測不可能なことが起りがちです。
ですから、そんな苦手な仕事から片付けていくのです。
そうすれば、後は得意な仕事ばかりが残って、スケジュールが立てやすくなります。
それに嫌な仕事や苦手な分野の仕事が片付けば、その達成感と共に、気持ちが楽になります。
筆者は、けっこうアナログ人間なので、ワードに原稿の仮テーマを全部書いて、原稿を納品したら、「済」マークと、仮テーマに二重線をつけて、赤色にしていきます。
1つずつでも「終わった！」「終わった！」と増えていく「済」マークと二重線の赤文字テーマは、達成感を満足させ、モチベーションアップに役立ちます。
2．仕事の効率化にはゴールが必要
(1)仕事の納期を決める
一つ一つの仕事には、順番と必須納期を自分の中で決めていきましょう。
与えられた時間を割り振って、自分にノルマを課し、納期を決めていくのです。
学生時代に、定期試験の前に、勉強の細かいスケジュール表を作ったことがある人は多いと思います。
例えば、問題集の試験範囲部分の頁を、試験勉強期間で割って、試験範囲を完全網羅した完璧なスケジュール表を作ったとしましょう。
しかし、1日目にノルマが達成できなかったら、「明日少し余計に頑張ろう」と少しずつスケジュールが押していき、スケジュール自体が無意味なものになってしまうことも多いでしょう。
学校の勉強の場合、多少成績が落ちても、成績が落ちても、親が扶養してくれますので、生きていくのに困るわけではありません。
（第一志望の受験校に不合格になったりするかもしれませんが、ここでは少し横に置いておきましょう）
しかし、仕事の場合は、できなければポストを奪われ、自分の居場所を失うかもしれません。
リストラの危機に立たされることもあります。
では、どうすれば良いのでしょう。
基本は、期末試験の勉強スケジュールと同じです。
ただし、命がけでノルマを達成する意気込みが必要です。
仕事は慣れです。
初めは時間がかかっていても、慣れれば無駄なことをしなくなり、少しずつ効率よくなります。
「１つ終わった！」
「はい次！」
「また終わった！」
「はい次！」
こんな感じで、達成感が仕事の継続を楽しくしていくのです。
(2)効率よく仕事ができる「慣れ」とは？
「慣れれば効率よく仕事ができるようになる？ならないよ」と思った方のために解説します。
「ノルマをこなせなかった」とき、あなたはどう思っていますか？
- 時間が足りない
- 予定外の出来事が起きた
- スケジュール変更で仕事のスケジュールが変わった･･･
ノルマをこなせない不運な出来事はいくらでも起ります。
だから、そういう「もしもの不運」を想定してスケジュールを組むことも必要になってきます。
予想外の来客対応、予想外の仕事、予想外の接待、予想外のパソコンの故障、こんな滅多に起きない事態に遭遇しても大丈夫な工夫されたスケジュール管理が必要です。
もしもの不運が起らなければ、スケジュールに余裕が生まれますので、スケジュールが押したときの余白にできます。
筆者は、納期よりも2日前倒しに予定を立てています。
2日の猶予をもっていれば、全文書き直ししたって、納期に間に合わない最悪事態を回避できます。
会社勤めの人は、10時や15時の休憩、定時退社でスケジュールを立てましょう。
初めから残業ありきのスケジュールを立てたら、さらなる残業地獄に陥ります。
定時退社のスケジュールを立てても、多少の残業が発生するのが普通です。
ノルマが達成不可能のときは、ちょっと立ち止まって、頭を整理しましょう。
無駄の作業や、効率が悪いことはなのか、自分の仕事の仕方を振り返ってみましょう。
ちょっと休憩して、身体を大きく動かして血流を良くすれば、良いアイデアが浮かぶこともあります。
それでも思い浮かばないときは、仕事のできる仲間の意見も聞いてみましょう。
自分では気付かない、効率の悪さや無駄なことに気付けるかもしれません。
仕事は独りで孤高に戦うものではありません。
仲間に気兼ねなく意見を求められる環境も仕事の効率アップには欠かせません。
3．効率よく仕事ができている人の真似から始めてみよう
(1)仕事ダメダメ人間でも仕事のできる人になれる！
どんなに仕事のできる人、どんなに仕事の効率の良い人だって、初めからそうだったわけではありません。
筆者は、自分で言うのも何ですが、女性としてはけっこう仕事のできる方だと自負しています。
顧問契約数十社のそこそこの社労士事務所を経営していたので、人脈も同じ世代の男性よりはあると思います。
でも、筆者が20代のときは、何にもできない天然女子で、先輩が「指導できません！」と上司に泣きついたほど、その天然っぷりは凄まじかったそうです。
しかし、その先輩は、上司や周囲に泣き言を言いながらも、辛抱強く筆者を指導下さいました。
効率よく仕事をこなす技や、人脈を作る技、交渉術、さまざまな指導を、伝授して下さっていました。
その結果、今の筆者があります。
先輩に「指導できません！」と言わせるダメダメ女子が、30代半ばで、そこそこの社労士事務所を経営し、広い人脈と複数の国家資格を武器に仕事をこなす女性経営者となれたなんて、当時の先輩達は夢にも思わなかったでしょう。
筆者自身が一番不思議に思っています。
現在は、主人の仕事の関係で会社をたたみ、主婦ライターをやっていますが、未だ幅広い人脈は健在です。
だから、仕事のできる人の言葉は、一応頭の片隅に置いておきましょう。
20代では意味不明な言葉も、40代になって社会人として成長すれば意味が後から付いてくるのものです。
ホリエモンさんの名言集の記事を以前書きましたが、仕事の名言は、人それぞれです。
さて、自分の仕事の名言を残せるようになるまでになるには、初めのうちは先輩の真似をしても、コツを掴んだら自分なりに改良していく努力をしなければなりません。
筆者は、本当にダメダメでしたが、「同じ失敗は2度しない」「ほうれん草の徹底」、この2つだけは絶対に守るようにしていました。
仕事の効率の悪い人ほど、「隠す」「自分で何とかする」人が多いのですが、自分の能力がたかがしれている場合は、報連相が一瞬で解決してくれる事もあります。
おかしいと気付いたら、即先輩に報告です。
火種は早い内なら消せるのです。
筆者は、ほうれん草の徹底の結果、始末書もたくさん書きましたし、たくさん叱られました。
それでも、ほうれん草の徹底のお陰で素直・正直・真面目、そして「同じ失敗はしない人」、という周囲の信頼を得たようです。
人格的な信頼は、周囲の援助が得られます。
さらに、同じ失敗を2度しないので、1年もしたらダメダメ社員から、ほぼ1人前にステップアップできました。
そのうち、筆者も40代になった頃、自分の「名言」を言えるようになりました。
それまでは、仕事のできる師匠（先輩方）の真似をして自分の仕事術を探っていきましょう。
(2)諦めた時点で成長は止まる
失敗したときに、「どうせ～」とか「自分はダメだから～」とか、仕事が終わらないことに納得してしまったら、成長は止まります。
できない自分を悔しがって、挑戦することを忘れたら、成長できません。
極端な例ですが、海に落ちても、あがいていたら、流木につかまることができたり、岸に流れ着いたり、通りすがりのヘリコプターや舟に助けられることがあるようなものです。
海に落ちて、生きることを諦めたらすぐに死んでしまいます。
息が続かなくて気を失っても、「生きたい」という執念のような生命力があれば、どうにかこうにか助かるものです。
運もあると思います。
幸運の女神は、諦めて下を向いた人間の下には訪れません。
また、幸運の女神の前髪を掴むために、前を向いて突き進んでいないと、幸運の女神に出会っても気付かないものです。
筆者は、ダメダメ社員でしたが、負けず嫌いでしたし、最低ラインからの出発ですから、「できた！」という達成感ばっかりでした。
ものは考えようですよ。
筆者は、超天然の脳天気な性格でしたので、呆れるほどの前向き思考だったと思います。
当時の筆者は、ひとつのことができたら、先輩に報告に行って大喜びしていました。
そんな筆者を、先輩はどんな気持ちで見ていたのでしょう？
ご主人に誉めてもらいたい犬みたいですよね。
よく許されていたと思います。
周囲に恵まれていたと心から感謝しています。
仕事の効率の悪い人が、仕事を効率よく回せるほど成長するには、諦めずに何度もチャレンジしなければなりません。
その間、仕事の効率の悪い人が、何度もチャレンジを許される周囲の環境に恵まれるためには、運と努力が必要です。
まとめ
いかがでしたか？
仕事が終わらない人は、仕事を効率良くこなしていけるように、工夫をしなければなりません。
自分よりもできる人がいたとき、「その人は自分とは違う天才」と思ったら終わりです。
「できる人がいるなら、自分だってできるはず」と思いましょう。
仕事の早い人には、その人なりの仕事術のコツを持っています。
それを盗んでしまいましょう。
初めは真似っこでも、そのうち自分の方法に改良していけば良いのです。
そうこうしているうちに、時間をかけて自分の仕事術が確立していくものですよ。
そのためには、「同じ失敗を2度しない」、達成感を得られる工夫が必要です。
そうすれば、ひとつできていく度に、その達成感が仕事を楽しくしてくれますよ！
