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【仕事術】仕事ができる人ほど仕事が早い!その理由4つ

 2018/01/05 ビジネス・起業・仕事術
この記事は約 25 分で読めます。 517 Views

「仕事が早い人」という評価を持つ人は、もれなく仕事ができる人です。
なぜなら、「仕事が早い」の中に「仕事ができるのに」と言う意味が隠れているからです。

つまり、「仕事ができる人ほど仕事が早い」ということですね。

ちなみに、仕事ができないけど仕事は早い人っていますよね。

こういう人は、いくら仕事が速くても、「仕事のできが悪い」とか「できあがりが美しくない」ということで、「仕事が早い人」ではなく「仕事が雑な人」と言われてしまいます。

そこで今回は、「仕事ができる人ほど仕事が早い」この秘訣を4つ順番に解説していきます。

ぜひ、あなたの評価を上げるためにも、今日から取り入れていきましょう。

 

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Contents

1.仕事が早い人ほど細かくメモを取り確認を怠らない

(1)仕事ができない人ほどメモを取らない

人の記憶力ほど当てにならないものはありません。

例えば、忙しくて仕事ができない人ほど、メモを取るのが面倒で、「これくらい覚えておける」と思ってしまうケースが多いのです。

それは脳が、慌てているときほど「記憶を補う」という動作をしてしまうことにまだ気づいていないのです。

あやふやな記憶は

「多分○○だったかな?(少し不安but確認する勇気がない)」→「○○だ」

となってしまうケースが多いということです。

その結果、相手がお願いしたこと、注文したことに対して、仕事を依頼した相手と仕事を引き受けた人との間で、食い違いが生じます。

そして納品時に、トラブル発生となるのです。

(2)仕事ができる人はメモを取る

一方、仕事ができる人は、自分の記憶力を当てにしてはいません。

どんなに記憶力が良い人でもそれは同じです。

忙しい時ほど、「聞き逃す」、「意味がわからないことも聞いたときには気付かない」等の問題が生じることを十分自覚しています。

ささいな聞き違いや勘違いから、取り返しがつかない大失敗や大損害を招く可能性があることも知っています。

だから、どんなに忙しくてもとにかくメモは必須なのです。

そして、指示や依頼は、受けたときに必ず復唱すべきです。

復唱することで、相手(指示者)の言葉の聞き間違いを防ぐことができます。

それでも100%ではありません。

まだ、相手(指示者)の「(言ってなくても)言ったつもり」とか「『言わなくても常識』感覚」による食い違いが生じることもあるからです。

そのため、忙しい最中どんなに詳細なメモを取っていても、後からメモを読み直すと、疑問が生じることがあるのです。

その場合は、どこかに勘違いや理解できていないことがあるはずです。

例えば、次のようなことがあります。

  • 「言ったつもり」感の指示で、現実には言われていないこと
  • 相手の「言わなくても常識」
    感覚(このような内容は、メモに含まれていない可能性もあります)

 

そこで、仕事ができる人は迷わず確認をします。
確認をすることは、恥ずかしいことはありません。

問題は聞き方です。
山下さん(仮名)と取引先青山さん(仮名)の会話を例にとって説明しましょう。

例)山下さんの取引先の担当者青山さんへの確認行動

【山下さん】と【取引先の青山さん】の会話
山下さん
昨日一度お伺いしているのですが、私のメモによると『○○だ』と認識しています。
そうすると△△になって、××は難しくなるのですが、
私、どこか勘違いしていないでしょうか?
青山さん
いえいえ、『○○』は『□□』ですよ。打ち合わせの時言いましたよ。
山下さん
そうでしたか?私が聞き間違えたかもしれませんね。確認して良かったです。
お時間を取らせてしまって申し訳ありません。では、××と言うことで。
私がまた勘違いしていたらご迷惑をおかけすることになりますので、
私の認識を青山様宛にメールで送っておきます。
それで間違いなければ、返信をお願いしてよろしいでしょうか。
よろしくお願い申し上げます。
青山さん
そうですね。確認して返信します。

 

まず、初めの山下さんの主張と青山さんの主張が食い違っています。

このような場合は、山下さんが自分の主張を押し通しても、青山さんは「言ったつもり」なのですから、水掛け論になってトラブルになるだけで、時間の無駄です。

だから、山下さんは「そんなこと言ってないじゃないか!」と腹が立つかもしれませんが、自分が勘違いしたことにして、再度確認したのです。

契約書にない詳細な部分で、山下さんと青山さんのような食い違いが生じた時は、メール等の文書で相互の認識を確認するのがお勧めです。

【言葉は魔法】北風と太陽の手法で自分の主張を通す

青山さんに失礼のないように、山下さんは自分の勘違いを防ぐためだと言い訳していますが、「もう『言ったつもり』は通らないぞ!」という山下さんの自己防衛手段としての言質を取ったようなものです。いわば、メールの証拠を残したです。

文書を相互で確認した以上、この点において、トラブルが起ったとしても水掛け論になりません。

このように、言い方次第で、相手のプライドを傷つけないよう自分の主張を通すこともできるのです。

もし山下さんが、

「私は聞いてないですよ。今回は仕事に入る前に気づいたから良かったのですが、次からこのような事があっては困りますので、証拠の文書を残しておきたいのでメールを送ります」

と山下さんの本音を言葉にすると、青山さんが感情を害すかもしれません。

取引にも支障を来たす事もあり得ます。

仕事のできる山下さんは、そんな無駄なトラブルは起こしません。

このように、山下さんの「事前におかしな点に気づき、確認する」行為は、山下さんの仕事の確実さとビジネスマナーの良さを青山さんに認識させることにも繋がります。

少しだけ我慢して下手に出ることで、事は丸く収まり、自分の主張を通すこともできるのです。

言葉は魔法です。「北風と太陽」のお話があるように、北風として行動しないようにするのが秘訣です。

ビジネスの現場では、北風のように自分の主張を表だって押し通すと、相手の感情を害してマイナスに働く可能性が大きいことを認識しましょう。

少し我慢して、太陽方式で、いつの間にか自分の主張を通す方向に持っていく方が賢いやり方です。

もしかしたら、山下さんが下手に出たことで、青山さんの方が自分の勘違いを認めて、山下さんが気付いてくれたことに感謝するかもしれません。

もし山下さんがメモを取っていなかったら、山下さんが認識したとおりの作業が進んで、お互いの認識のくい違いに気付いたときは、もう取り返しがつかない状況になっている可能性が大きいからです。

確認行動はメモが命|相手も自分も「○○したつもり」を無くす必殺技

このようにしっかりと確認し、文書で証拠を残す行為は、信用にも繋がるだけでなく、相手に「山下さんにはいい加減な誤魔化しは通用しない」という認識も植え付けます。

山下さんのような事前の漏れのない確認行動は、相手からの信頼と同時に、相手にも誠意のある行動をさせ、自分を守る手段になるのです。

だから、自分のためにも、どんなときでも確実にメモを取って、そのメモをしっかりお精査するようにしましょう。

メモを取る手間は、たったの数秒です。

メモをとれない状況のときは、スマホの録音機機能を利用するのも良いでしょう。

そして仕事が終わってから、時間のあるときに整理して、ノートやパソコンに書き込んでおきましょう。

とくに、いくつか作業が重なったときは、次のことをやっておくことをお勧めします。

  • やり残しが無いように、やるべき作業を全部書き出しておく
  • 仕事が完了した度に、二重線を引いたりチェックをしたりする

これで、「○○したつもり」行動がなくなり、相手のミスを見つけるだけでなく、自分のミスもなくなります。

相手(指示者)に確認したときは、確認して誰に了解を得たか、そしてその日付と時間も記入しておくことをお勧めします。いつ誰に確認と了解を得たかは、何かあったときに重要です。

 

2.仕事が早い人は、言葉足らずの指示でも大丈夫!

そもそも、相手の言葉が自分の解釈と同じとは限らないのです。

会話でなされた趣旨は、支持した側の一般常識が8割方加味されています。

そして一般常識のレベルには、個人差があります。

しかも、言葉というのは、同じ日本語であっても「心の翻訳機」だと認識しましょう。

指示には、指示者独自のスケジュールや常識が含まれた言葉なので、一般常識が違えば、コミュニケーションにずれが生じます。

筆者の知人から聞いた、某会社の営業企画部の課長と新入社員の常識のズレが、あまりにも明かな会話を、ここで紹介しましょう。

(1)例 : 仕事のできない新入社員の石田さん(仮名)と課長の会話

会議の前の週の金曜朝9時
課長
石田君。
毎月の定例会議が来週火曜日15時に変更になったから、急で申し訳ないが、
いつもの会議の資料に○○のデータも加えておいて。
グラフや表にまとめて、とにかく見やすいように作っておいて
石田
はい。わかりました。

(石田さんは、いつも会議資料を8人分用意する係になっていました。)

会議当日の火曜日11時半
課長
石田君、金曜の朝に頼んだ資料できてるか?
何も言ってこないが
石田
はい。できています。
会社のサーバーの課長のフォルダーに『会議資料_追加分』の名前で保存していますよ。
課長
できているなら報告しなさい。
それに確認したいからプリントアウトして急いで持ってきなさい。
確認したら言うから、いつもの資料に追加しておいてくれ。
石田
あの、もう資料は全部揃えてホッチキスで留めて
会議室にいつでも持って行ける状態にしているのですが。追加って…
課長
この資料も追加する、と金曜に言っただろう。
揃えた資料のホッチキスを外して、この資料をプリントアウトして、
ホッチキスを留め直せ。
その前に、こことここが文字が消えていて見にくいから直して。
数字も違っているぞ。だいたい計算式が無いがどうしてだ?
石田
すみません。計算式苦手なので、金曜日に残業して電卓で計算して表を作りました。
何度も検算したんですが、ミスがあったんですね。
申し訳ありません。
課長
君の計算より、計算式の方が正しいから、これから消さないように。
だいたい、色がついているところだけに数字を入れたら
自動計算するようになっていたはずだ。
そんなに残業する前に、わからないなら聞きなさい。
そんなに残業しないといけないようなむちゃくちゃな指示を新入社員には出さないから。
計算式は私が入れ直す。君はホッチキスを外しておきなさい。

(課長は30分程度で、EXCELの表データに計算式を入れて作り直し、グラフの見にくい部分も直して、8人分プリントアウトして、石田さんの席まで持ってきてくれました。)

課長
この資料を8Pの後にいれて。
本来頁を入れないといけないのだが、
間に合わないから、参考図ということにしたから。
これからは、こういうことがないように気をつけなさい。

(石田さんは、課長に厳しくお叱りを受けました。
課長の機転のおかげで、その日の会議には資料を間に合わせることができました。)

言葉足らずの課長の一般常識

企業によって会議室のモニターに映し出す、各自のパソコンで会議資料が見られるようにまとめてある等、最近は紙に打ち出さない会議も増加しています。

ですから、会議資料を作る時に追加資料が出た場合は、「追加資料を加えて会議で直ぐに見られる状態に整えてある」というのが課長の一般常識でした。

だから「明日会議が15時からある」と言って追加資料の作成をお願いしたら、新入社員の石田さんは、次のように理解して作業してくれると、課長は期待をしています。

「追加資料を作成して、できあがったら自分(課長)に報告し、自分のチェックを受けて、直しがあれば直して、自分の合格をもらう。それから会議の資料に追加して、頁も入れてプリントアウトされた全資料を最終的にホッチキスで留める」です。

土日が休みの会社ですから、優しい課長は、石田さんの仕事のペースを考慮して金曜日の朝一に指示を出しました。

石田さんのスピードでも、営業が揃えたデータを計算式が入ったエクセルに入力すれば、会議に必要な検証データが完成するのですから、早ければ2時間もあればデータは完成するだろうと課長は考えました。

石田さんはEXCELがあまり得意そうにないので、午前中いっぱいかかったとしても、午後からグラフ等にして見やすくする加工作業に入れるだろうと思い、加工するのに、半日~1日あれば十分だろうと、課長は想像していたのです。

だから課長は、石田さんが自分に追加資料を見せに来るのは、金曜日終業間際か月曜日午前中、それから直しの指示をして、月曜日中には完成すると思っていました。

優しい課長は、石田さんの作業スピードまで考えて、石田さんが資料のチェックに持ってくるであろう月曜日は朝から時間を空けて待っていたのです。

しかし、石田さんからは、13時を過ぎてもいっこうに報告がありません。ついに、しびれを切らした課長が、石田さんに声をかけ、石田さんの返答から、石田さんのEXCELのスキルの低さが発覚したのです。

(2)石田さんが「仕事ができない」理由はなに?

石田さんが注意すべき事

  • 報連相ができていない
    石田さんは、まず、資料ができあがった報告を課長にしていません。
  • 言われたことしかしていない
    1)「会議で使う追加資料」ならどうすべきかまで考えない
    2)追加資料があるとわかっていて、いつものように追加資料を入れずに資料をホッチキスで留める

課長の思い(石田さんが何を思っているのか理解できない部分)

課長の指示も言葉足らずで不十分だったかもしれませんが、課長には石田さんに「?」がいっぱいです。

  • 仕事が終わったら新入社員なのに何故見せに来ないのか?完璧にできる自信があるのか?
  • 完成度に自信があっても上司の確認が必要だとは思わないのか?
  • 資料の使い道をどうして考えない?
    「会議の追加資料」と指示したのに会議で使うとは思わないのだろうか?
  • どうしてみんなが使うEXCELのフォーマットの計算式を勝手に消す?
    疑問は持たないのか?
  • EXCEL使ってなぜ電卓を使う?
  • 会議資料に追加が生じたのに、ページが変わるとは思わないのか?
  • 会議資料をホッチキスで留めるときに、追加資料はどうするつもりだったのか?

このように、課長の頭には山のような「?」が浮かんでどうにかなりそうだったのではないでしょうか?

でも、石田さんには悪気はなく、多くの雑用に追われ、言われたことを言われたまま片付けるだけで精一杯だったのです。

石田さんの思い(石田さんは課長に指示された仕事を一生懸命しただけ)

石田さんは、EXCELの関数式が上手く使えず、資料を仕上げるのに必死でした。

石田さんはついに、もう間に合わないと思って、ただそれだけで電卓で計算した数字を計算式の上から上書きしてしまったのです。

計算式を使えばあっという間の作業ですが、石田さんにとっては、膨大なデータを全て電卓で計算して、表に入力するという、大変な作業となりました。

それでも石田さんは、金曜日に23時までかかって電卓で計算したデータの入力を何とか終え、翌日、朝一から見やすいグラフに加工するのはもっと大変でした。

結局、石田さんは、EXCELで表をグラフ化する作業も1日半かかりました。

だから、課長に指示された作業は、石田さんにとっては、課長の思い描くような簡単な作業ではなく、ただただ、疲れ果てる作業だったのです。

石田さんは、金曜日も月曜日も大残業して、火曜の10時くらいまでに追加資料をやっと仕上げることができ、会社のサーバーの課長のファイルに保存しました。

次はいつもの会議資料の準備です。石田さんの気持ちは焦っていました。

直ぐに会議の資料のプリントアウトを人数分して、いつもの癖でホッチキスで留めて、「作業完了!」で、本当に「間に合って良かった」とデスクで一息ついていたのです。

本当に一生懸命がんばって、疲れ果てて何かを疑問に思う余裕もなく、達成感を味わっていたのかもしれません。

課長にできたかどうか聞かれたときも、達成感の最中で、どや顔で「課長のフォルダに入れてあります」と報告したことでしょう。

報連相なんて言葉は知っていても、それが、課長にExcelが上手く使えないことを相談したり、わからないことを聞いたり、報告したりするのだと考える余裕は、その時の石田さんの頭の中には全くありません。

石田さんには、仕事の目的を考え、相手の指示の意味や相手の要求をイメージし、資料を見た人の気持ちになってグラフを見やすく工夫する余力も無く、ただただ全てにおいて想像力に欠けていたのです。

多分、課長の頭が「?」だらけになるほど、石田さんの行動には深い意味はなく、課長の「?」の回答になるほどの意識も、石田さんの頭の中には一切無かったでしょう。

(3)仕事が早い山下さんならどうするか?

ここで、石田さんが課長に指示された仕事を、山下がしたと仮定して考えてみましょう。

山下さんなら、課長の言葉足らずな指示に対し、次の確認が必要だと思います。

  • 追加資料は、会議資料に加わるはずだから、
    ページ番号が変わるので、どこに追加するのか?どのくらいの量になるのか?
  • 資料ができてから他の資料を印刷するのでは間に合わないから、
    他の部分は先に印刷しておくために空白ページを作って印刷しておいて良いか?
  • 印刷しておいても良いなら、資料のプリントアウトは前日までにしておいて、
    ホッチキス留めはしないで、
    やったとしてもクリップで留めておくまで(新しい資料分のページは空白)。
  • 課長が確認できるスケジュールと照らし合わせて、
    朝一か午前中までに課長に確認してもらうアポイントを取る必要がある

    (山下さんが作ったグラフや表が、課長がイメージするものかどうかの確認のため)
  • 課長のスケジュールはどうなっているの?
  • 課長のスケジュール次第で作業の手順が変わるかも?

山下さんなら、課長に指示されたときに、即座にこれら疑問を課長に投げかけたでしょう。

課長の回答を待って、再度、課長の指示と自分の認識に食い違いがないかを確認するために作業内容を復唱し、課長に確認を求めます。

こうして相互の認識のズレがないかを確認するはずです。

指示が複雑な場合は、作業内容を箇条書きにして、この認識で間違いないかどうかをメールやメモ等で課長に確認してもらうでしょう。

自分の裁量に任されていても、課長が「わかりやすくない」と思えば、作り直しです。課長の好みもあるので、どんなグラフをイメージしているのか、山下さんならあらかじめ聞いておくかもしれません。

課長の指示した作業を終え、自分では見やすいと思っても、課長画層思わなかったり、課長のイメージした物と異なったら、必ずやり直し指示が生じるからです。

また、山下さんの細かい確認作業によって、言葉足らずの課長自身にも自分の指示を整理させ、もしかしたら、課長は新たな指示を加えるかもしれません。

その結果、後から「やっぱりこれもやっておいて」という、課長の予期せぬ追加指示で慌てふためくような事態を防ぐことにもなります。

こうして、山下さんは作業を始める前に疑問を全て払拭し、作業をスムーズに効率よく進めることができます。

山下さんの仕事ぶりを見て課長も安心でき、山下さんへの信頼へ繋がるでしょう。

 

3.仕事が早い人は自己のスケジュール管理が完璧

(1)指示と同時に頭の中であやふやなことの確認から始める

先述したとおり、山下さんと石田さんの違いは、指示を受けたときに既に課長のスケジュールに配慮して、やるべきことを全て含めて、自分の頭の中でスケジュールを組み立てます。

指示の質問事項、自分のやるべきことが瞬時に頭に浮かぶので、指示を受けたときに同時に打ち合わせをすることになります。

必要なことをまず確認します。

  • 課長が求める見やすい資料の確認
  • 作って見ないとわからない場合は2パターンほど用意しておく
  • 課長のスケジュールの確認
  • できあがった資料の課長の確認の時間(自分の直しの時間を逆算して)のアポをとる
  • 課長の確認時間までの自分のスケジュールを他の作業を考慮しながら決める
  • 他の人が関係する場合は、他の人のスケジュールの確認もする

その結果、そこまで周囲に気を配って慎重に仕事をする人は、周囲の人の考え方も考慮に入れて作業をするので、周囲の人の求めている作業結果もイメージできます。

(2)石田さんが山下さんのような漏れのない仕事をするにはどうする?

山下さんのように瞬時に頭に浮かぶようになるには、過去のさまざまな失敗と、課長の癖を理解した長年の経験から得たものなので、新入社員の石田さんには難しいでしょう。

でも、指示の目的を考え、相手(指示者)の気持ちと一緒に、作業の完成までイメージできれば、自然と浮かぶ疑問です。

作業の目的を考えて自分のやるべきことを箇条書きにしていく上でも疑問は生じるはずです。

(3)作業漏れがないよう工夫を凝らす

これらの確認作業を済ませた後は、作業に集中します。

複数の作業を同時進行することになりますので、やり残しがないように、やるべきことを箇条書きにして、終わった仕事から消すか、終了マークを入れるのがお勧めです。

ちなみに筆者は、付箋をパソコンに貼って、終わった作業から外していました。

今は、SNSの時代ですから、自分のやりやすい方法で自己のスケジュールを管理して下さい。

 

4.仕事が早い人ほど会社のソフトを使いこなせる

(1)会社のソフトを高度に使いこなせるようになろう

それに、EXCELを使うのに、計算式を入れないなんてことはまずしません。

関数計算によって自動計算ができるのが、EXCELを使うメリットの一つです。

仕事ができる人は、会社で使っているソフトを高度に使いこなせます。

PowerPoint、EXCEL、WORD、ACCESSは基本です。

設計関係の部署なら、AutoCADも必須です。

他にもその部署に最適な会社専用ソフトを使っている場合は、そのソフトを使いこなせるのが「仕事ができる人」の最低条件です。

ソフトを使いこなせればそれだけ作業が速くなります。

(2)仕事の早い人は前倒しのスケジュールで余裕をもって作業している

仕事ができる人は、無駄な作業が無く、周囲のスケジュールも把握しているので、周囲のスケジュールや併行した仕事のスケジュールの影響上、必然的に余裕を持ったスケジュールを組むようになります。

しかも、トラブルがあった時のことも想定していますから、余計に予定は前倒しになります。

そのため、必然的に仕事が速くできあがってしまうのです。

 

まとめ

いかがでしたか?

山下さんの仕事のメモと確認行動のコツを学び、上手な報連相、そして周囲の人にも気を配ることができるようになれば、自然と仕事は早くなります。

そうしている内に人望もできて、周囲の助けも得られるようになります。

実は、トップにのし上がれる仕事のできる人は、人間としても人望があるのです。

女性である筆者はよく思うのですが、仕事が早い人のスケジュール感は、家事にもそのまま応用できます。

仕事と家事はかけ離れているように見えて、実は非常に似ていると思います。

(1)家事の効率は仕事の効率とよく似ている

例えば、家庭の主婦で、料理の上手な人は、ホカホカ料理ができあがる頃には、シンクの洗い物も片付いていています。

料理とは、煮物や焼き物、付け合わせ等を同時に作る並行作業です。できる主婦は、その間に洗濯物や布団を干したりもしています。

このような主婦達は、メモを取ったりスケジュール表を作ったりしません。

煮物をしている間、電子レンジで下茹でをしている間に、シンクの洗い物を片付けたり、付け合わせを作ったりします。

洗濯物を干したり、布団をひっくり返しに行ったりもします。

まな板を使う順番も考えます。生肉や魚を切る前に、野菜を切る、付け合わせを作る等、この順番で切ることで、まな板を洗う手間が省けます。

スムーズに炒めるために、調味料を先に準備してフライパンを火にかける等、自然と優先順位が決まってしまいます。

長年の習慣で、優先順位が頭にインプットされていて、自然と手順通りに身体が動くのです。

さらに、頭の中で何の作業に何分かかるか、掃除や買い物、洗濯といった別の仕事の予定も含めて、時間を逆算して作業を一つ一つ片付けていっています。

また、買い物に行くときは、買い忘れやあるものを二重に買ったりしないように、買い物に出かける前に冷蔵庫の中や食材庫を確認して出かけます。

また、子どもの学校行事や町内のゴミ出し日、ママ友の行事等、忘れそうなスケジュールは、カレンダーや冷蔵庫等の、いつも目に入るところに貼っておきます。

その時間に合わせて、朝から分刻みで頭の中でスケジュールができていくのです。

「男性の料理は後片付けがなってない」とよく聞きますが、仕事のできる男性なら、「料理が終わると同時に洗い物まで終える」なんて簡単なことであるはずなのです。

同じ事を会社で毎日やっているのですから。

(2)丁寧に仕事をしていれば仕事も家事のように慣れで早くなる

どんなに家事が苦手な新米主婦でも、初めは家事にもの凄く時間がかかっていたとしても、いつの間にか慣れて、自然と上手にできるようになっているものです。

それは毎日時間に追われながらも、愛する家族のために、家族が心地よいように、家族が喜ぶ顔を思い描きながら、心を込めてやっているからです。

相手の気持ちを想像しながら、周囲に目を配ってゴールをイメージする、という点で料理も仕事も同じだと思いませんか?

手際よいスケジュールが組めない人は、家族の気持ちを考えて、家事をやってみると良いかもしれませんね。

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kiriko

kiriko

元社労士の主婦ライターです。
知識と経験を活かしてコラムを書き始めて10年になります。

いつも初心を忘れず、少しでも読者の皆様のお役に立てればと思いながら記事を書いています。

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