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【仕事術】一人で仕事をしている人は必見!「自己管理」「スケジュール管理」能力の重要性を徹底解説

ビジネス・起業・仕事術
この記事は約 17 分で読めます。 683 Views

一人で仕事をしている人は、「時間の融通が利いていいね」と言われることが多いと思うのですが、実は、自由と責任は正比例しています。

一人で自由に仕事ができるということは、一人で全ての管理責任を負わないといけないということです。

だから、極論を言うと「常に上司の指揮命令下にいて裁量権限が全くない」という立場が、自由度はゼロで窮屈だし、もっと任せてもらいたいという不満もあるかもしれませんが、実は一番楽なのです。

今回は、一人で仕事をしている人のために、「自己管理」「スケジュール管理」の重要性を徹底的に解説します。

 

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1.「自己管理」とはなに?

「自己管理」と一言にいっても、この言葉には次の4つの「管理」が含まれています。

  1. 時間管理
  2. 健康管理
  3. お金の収支管理
  4. 生活管理

この4つを合わせて、自己管理能力といいます。

では、自己管理能力が低いと、どういったことが起きるのか、4つの「管理」について解説していきましょう。

(1)時間管理能力が低いとどうなる?

時間管理ができないと、仕事を一生懸命やっていても、「遅刻」、「納期等の約束が守れない」等の不祥事が多くなり、ルーズな印象を招く結果をもたらし、それが重なると、信用を失ってしまいます。

これは、自分の仕事能力を把握できていないので、引き受けた仕事を完了するのに、どのくらいの時間が必要なのかを正確に認識できないからです。

その結果、どうしても「多分~」でアバウトなスケジュールを組んでしまうのです。

こういう人に限って、「希望的観測」で相手の希望や予定に合わせる回答をしがちです。

なにしろ、自分のキャパ以上のスケジュールを組んでいるので、直ぐに自分のことで頭が一杯になって、時間に遅れそうになっても中間報告入れる余裕もなく、結果的に相手に迷惑をかけます。

間に合わない時こそ、早めの報連相が必要なのですが、その早めの「間に合わないときの対処が可能な時期」には、自分を過信していて、「何とかなる」とがんばってしまうのです。

あるいは、何となく予測しつつも、現実から目をそらしてがんばっていたりもします。

そして、相手から催促がきて初めて、「間に合わない事が発覚」です。

こういうことが続くと、信頼が失墜して、責任のある仕事を任されなくなってしまいます。

(2)健康管理ができないとどうなる?

健康管理ができないと、いくら「やる気」「能力」があったとしても、体調が邪魔してしまいます。

まず、いったん「大切なときに欠勤している事の多い」という印象を持たれてしまうと、主要メンバーから外されてしまいます。

そのため、能力を発揮する機会がないまま仕事の信頼を得にくく、出世や成功への道は遠のきます。

本人が一番悔しい思いをすることになるでしょう。

(3)お金の収支管理能力が低いとどうなる?

仕事は「決められた予算内で行う」のがルールです。

もしも、予算からはみ出してしまいそうな場合は、正当な理由があって、仕事相手や上司に事前にその報告を行い、予算を上げてもらうか、仕事の方向性を変える等の結果を仰がなければなりません。

しかし、収支管理能力が低い人は、どうしても予算の追加要求の申請が遅れがちです。

予算に対する将来の予測や想像力に欠け、仕事の成果や結果だけに施行が集中してしまうタイプの人が多いからでしょう。

これでは、すぐに資金的に破綻してしまうので、「一人の全ての作業に従事する仕事をする人」としては致命的です。

ただし、収支管理能力が低いからといって仕事の能力が低いわけではありません。

クリエーターや芸術家肌の人、研究職等で、際立った能力を持った優秀な人は、お金の収支は苦手な人が多いといいます。

だから、このような人には、多くの場合収支管理をしてくれる組織や、マネージャー的な人が着いて、彼らが苦手とする資金管理を行ってくれているケースがほとんどでしょう。

(4)生活管理能力が低いとどうなる?

生活管理は、全ての基本であり、強い意志力が必要となります。

欧米では、「虫歯の多い」「肥満」、「姿勢が悪い」、「タバコがやめられない」、これだけで「意志力が弱い人」というレッテルを貼られ、就職にも差し障るそうです。

どんなときも、規則正しい生活を送り続けるということは、さまざまな誘惑を我慢しなければならないので、強い意志力が必要です。

虫歯や肥満やタバコがやめられないという事実そのものが、意志力が弱いことの現れであり、責任ある仕事を任せるのは難しいと判断されてしまうのです。

日本では、虫歯や肥満で採用されない、出世が遅れる等のことはありません。

しかし、もう少しスキャンダル的な事実である「不倫」「借金」「ギャンブル」等によって、出世の道を閉ざす人の話を耳にしたことがある人は多いでしょう。

これらのスキャンダルは、仕事の責任感だけでなく、人間としての道徳観にもかけていると周囲から大きくマイナス評価され、仕事だけでなく人間としても信頼も危うくしてしまいます。

日本の場合は、仕事の失脚は、人間としての失脚との評価も含まれてしまいますので、人生を左右してしまうこともあります。

 

2.「スケジュール管理」はどうすればできるようになる?

スケジュール管理は、時間管理能力だけではなく、自己管理の集約ともいえるでしょう。

人の生活には、仕事とプライベイトの両方の時間があります。

天涯孤独で独りで生きていて、「仕事が恋人」的な生活をしている人でも、生活管理と健康管理がきちんとできていないと、自分が立てたスケジュールを守ることすらできません。

でも、一般的には家族のための時間、自分の趣味や娯楽の時間、友人や大切な人とのリフレッシュタイム等が人生には必要です。

ですから、仕事のスケジュール管理は、これら全ての事を想定して考えないといけません。

そのためには、どうすれば良いかを解説しましょう。

(1)必要なスケジュールと時間を書き出す

まずは、プライベイトのスケジュールも含め、決まっている全てのスケジュールを書き出します。

(仕事のスケジュールを優先する前提でお話します)

次に、その中から仕事のスケジュールだけを抜粋します。

そして、1つの仕事にかかる時間を書いていきます。

仕事にかかる時間は、希望的観測ではなく、最悪のケースを考えてMAXの時間を入れましょう。

(2)タイムスケジュールを作る

それらの仕事を、締め切りの早い順番に並べます。

締め切り(時間が決まっている予定も含む)と仕事にかかる時間で、優先順位が決まります。

仕事によっては、プライベイトが犠牲になることもありますし、プライベイトでも、冠婚葬祭や妊娠・出産、介護問題、家族の病気等によって、仕事より優先しなければならないことがあるかもしれません。

その選択によって、時としては、人生の岐路となってしまうこともあります。

自分の選択によって優先順位を決めていきますので、一人の仕事の場合は、時として、仕事の評価と人生の幸福度が反比例してしまうこともあります。

それはさておき、一人の仕事とはいっても会社に所属している以上、労働基準法によって定められた労働時間を守らないといけません。

だから、予定を組むときは、可能な限り「休み時間を引いた残業ゼロ」状態で組むようにしましょう。

仕事の最中に、予測もつかないトラブルや余計な仕事が入ってくることもあるので、初めから、残業をするつもりで予定を組むと、仕事が間に合わなくなって、失態に繋がるからです。

時間オーバーしそうなときは、どうしても時間が足りない時は、余裕を持ってMAXで組んだ他の予定の時間を少しずつ削ってスケジュールの調節をしましょう。

ただし、なるべく予定時間内に済ませるための、「より合理的な方法が無いか?」ということも模索していきましょう。

時間の余裕は心の余裕です。焦りは失敗に繋がり、洞察力を欠如させてしまうことも多くなります。

だから、失敗しないためには焦らないだけの時間の余裕が必要なのです。

これが、失敗せずに仕事をするためのコツです。

可能なら、締め切りを少し前倒しにしてスケジュールを組んでおきましょう。

空白の時間をもって仕事をすると、不測の事態が起っても、予備の空白時間があるので、落ち着いた対処ができます。

この空白の予備時間を、筆者は「ダムの時間」と呼んでいます。

 

3.プライベイトでもタイムスケジュール生活をする

筆者の日常お場合を例に解説しましょう。

筆者の日常は、主婦業とライターの兼業です。

「仕事と家事を一緒にするな!」とお怒りの男性もいらっしゃるかもしれません。

確かに、主婦の仕事は単純作業や簡単な仕事がばかりかもしれませんが、一切手を抜かずにやると、大量の仕事になりますので、家事と仕事の両立は至難の技です。

そして、筆者の「家事」は、専業主婦並みの「手を抜かない家事」なのです。

だから、筆者の場合、朝から寝るまで、毎日時間との闘いです。

ライターの仕事は、平日13時~18時で、土日祝は休業としています。

余談

筆者の執筆スケジュールは、筆者が仕事をするにあたり、家族と「家事に手を抜かない」と約束を守るための自己都合です。

しかし、筆者はクライアント様と良い関係を築き、この自己都合をお許し頂き、筆者の生活スタイルを守ってもらっています。

その代わり筆者も、時として、日頃の感謝の気持ちから、時には急な依頼にも応じる便宜を図ることもあります。

このような持ちつ持たれつの優しい関係は、絶対的な信頼関係から成り立っています。

このクライアント様との優しい関係を築く事は、「一人の仕事」には必須です。

(1)筆者の1日のタイムスケジュール

<平日>

  • 5時半起床
  • 7時~12時:家事とプライベイトな時間
  • 12時~13時:ランチ(45分の余りの時間)
  • 13時~18時:ライターの時間(実質17時までとして、1時間の猶予を作る
    余裕の時間【ダム1号】
  • 18時~23時:家事と家族の時間
  • 23時半   :就寝
  • (22時~25時:緊急事態の時間)→余裕の時間【ダム2号】

<土日祝>

  • 家族の時間
  • (家族の協力を得て緊急対応の時間となることもある)→余裕の時間【ダム3号】

朝5時半起床。身支度を調え、リビングのテレビでフジテレビの「めざましテレビ」をつけっぱなしにして、朝食の準備にかかります。

キッチンからテレビはよく見えます。

朝ご飯準備をしながら、5時55分前後に放送される「めざましテレビ」の天気予報の今日の予報と週間予報を見逃さないようにチェックしています。

洗濯と布団干しやガーデニングや玄関や外回りの掃除の有無が決まります。

天気の週間予報で、これらの仕事の1週間の日割りをしています。

6時に主人を起こしに行って、洗濯の日は、主人を起こす前に洗濯機をスタートさせます。

そして、朝食を一緒に済ませて、主人が身支度を調える間に、朝食の後片付けをして、主人が家を出るのは6時45分です。

カレンダーに書かれた決まった予定を確認します。

特別な予定がないときは、6時45分からの15分で、その日の家事の予定全ての段取りを考えます。

ライターの仕事の予定は、既に毎日のノルマが決まっています。

 

考えるべき家事の予定

洗濯の日は、既に6時頃にスタートで、7時頃洗濯物を干し始めます。その後7時半までに家の中の掃除を済ませ、ゴミ出しの日は8時頃ゴミを出します。

その後、庭や玄関、外回りの掃除や簡単なガーデニングを済ませて、遅くても9時半までに買い物に出かけます。

10時半くらいまでには戻ってきて、買ってきた物を片付け、布団を干すときは、ここで布団を干します。

その後、夕飯の準備9割方と、朝ご飯の付け合わせや味噌汁等、全ての料理を12時を目標に作り始めます。

12時~13時の間に昼食です。

途中30分ごとにスマフォのタイマーで時間を計って、布団を数回ひっくり返し、13時までに取り込み片付けます。

 

さあ、7時の時を知らせるディズニーのオルゴール時計の音楽が、私の戦いの始まりを告げます。

私は、このオルゴール時計の音色を目安に時間を区切って動いています。

午前中の家事の予定は12時完了ですが、ほとんど12時過ぎてしまいます。

12時~13時が昼食の時間にしていますが、急いで昼食を取れば15分あれば十分ですから、ここで45分の余裕があり調節がききます。

しかし、慌てて食べると栄養にならないので、できるだけ昼食の時間を残すように日々心がけています。

さらに、仕事が自宅でできるライター業ということで、出社時間を決めていない仕事なので、多少仕事開始の時間が遅くなっても大丈夫です。

買い物から帰ってくるのが遅れたり、料理に手間取ったりして、大幅に予定が遅れて、13時少し前から慌てて昼食を済ませることもあります。

しかし、私は、執筆のスケジュールを17時までとし、しかも納期の1日前までにできあがる予定で仕事を組み、毎日のノルマを決めていますので、その予測は、長年の経験からほぼズレることはありません。

それでも、24時間の猶予を持っています。

一人でやっている仕事なので、「もしも~」のマイナス事態を考慮に入れています。

私の代わりに「仕事を代ってくれる人」や「フォローしてくれる人」はいないからです。

しかも、私の都合に関係なく、質の良い原稿(完成物)を約束の期日までに納品しないと、次の仕事はありません。

そのために、月初めに仕事を決めるときに、記事の内容と文字数と引き受けた本数を十分に考慮して、十分な予定を組みます。

それでも、原稿の急な直しや、お付き合いで断れない急な依頼もあります。

このような想定外な仕事もこなせるように、筆者は、仕事のタイムリミットの「ダム」を3つ造っています。

(2)スケジュール内の3つのダムとは?

「ダム1号」は17時~18時

原稿執筆予定は、13時~18時ですが、実質17時までに終わるように予定を組んでいます。

筆者は5000文字程度の原稿を3時間半ほどで書きあげます。

ですから、1日で荒原稿と修正、編集(計4時間~5時間)です。

2日目に、再度読み直しで、誤字チェックや編集、そして納品ソフトに入力して完成品にします。誤字チェックや編集は、数回行います。

これが私のノルマです。

ダム1号があるので、普段は余裕を持って仕事をしています。

「ダム2号」は22時~25時

時間管理は最重要ですので、「今日絶対にすること」というノルマを私は厳守し、翌日に持ち越さないのが私のルールです。

私の仕事は自宅で行っているので、お客さんがきたり宅配や電話、予測の事態が入ります。

だから、昼間にできなかったその日の予定は、22時からテレビや睡眠時間を削ってこなします。

ここで、睡眠時間を削りすぎては、翌日のスケジュールにマイナスになりますので、「1日」はどんなに伸びても、25時までです。

私は寝付きがよいので、最悪4時間半寝れば次の日に影響しません。ただし、1日25時間の連続は体調を崩しますので、13時~18時で仕事は完了するスケジュールが基本です。

健康管理も、スケジュールを守り、継続して仕事をこなす重要な要素なのです。

「ダム3号」は土日祝

さらに、土日祝は家族の予定を優先して、仕事を入れていませんので、それでも間に合わない場合は、家族の協力を得て、土日祝の間にその週にできなかった予定を調製できます。

どうしても、急な仕事を入れないといけなくなったときは、土日祝を利用しています。

でも、これもクライアト様との優しい関係を築くためのクライアント様事情の緊急依頼の承諾時や、今後の仕事に大きく影響する緊急依頼の時だけ、というのが私のモットーです。

しかし、ダム2号までギリギリ仕事をしても間に合わない不測の事態が起ったときは、土日祝で調製できますが、未だこのようなことが起ったことはありません。

今後の仕事に大きく影響する緊急依頼というのは、クライアント様都合の緊急な依頼で、緊急追加報酬が発生して、なおかつその後もその報酬のまま3年契約というありがたいお話がありました。

ライター10年の間、たった1度だけでした。

その後本当に3年の契約を頂き、その報酬が他の仕事にも良い影響を及ぼし定着しました。

筆者の幸運ともいえるステップアップになりました。

ただし、これは家族の協力を得ないといけませんので、家族のお陰ともいえます。

でも筆者は、朝5時半から寝るまで、全て分単位のスケジュールで動いているのですから、土日祝の家族とののほほん生活がないと、息が詰まってしまいます。

趣味の時間や家族や友達との憩いや寛ぎの時間は、ライターの発想力の源にもなりますので重要だと思っています。

 

まとめ

仕事の「自己管理」・「スケジュール管理」は、急にできるようになるのは難しいものです。

仕事で「自己管理」・「スケジュール管理」が得意な人は、日常生活でも、旅行でも、どんな行事でも、どんなときでも「自己管理」・「スケジュール管理」が応用できているのです。

逆も然りです。

社会人として「自己管理」・「スケジュール管理」は、社会人になって身につける能力ではなく、実は子どもの頃から長年かけて養われていくものなのです。

例えば、物心ついたら、まず両親と「○○に行く」という遊びの約束をします。

家族と「○時までに××をする」といった小さな約束をします。

病気になって行けなくなったりする事で、健康の重要性を無意識のうちに身を持って体験したりもします。

また、約束が守られないと、約束が守られることを信じて期待している人を裏切ることになることも、幼心に実感できるようになります。

もう少し大きくなると、お友達と約束をするようになり、約束を破ると喧嘩になったり、お友達が困ったり、自分が困ったり、お友達との小さな社会の中で学習していきます。

小学校に入って、規則を守り、遅刻しないようにと、遊びだけでなく、通学や勉強、学校の規則等で、少しずつ複雑な自己管理やスケジュール管理を学習していきます。

失敗したら、家族や学校の先生に叱られたり、友達と喧嘩をしたりして、子どもの世界なりに自分なりの方法を学びます。

お小遣い帳をつけたり、何かをするために貯金をしたり、小さなお金の収支管理も学びます。

日記をつけること等で、失敗しないように、記憶にとどめたりもします。

さらに大きくなって、中・高の期末テスト中間テストの勉強や受験勉強、部活の練習、文化祭の準備等で、目的を達するために、勝つために、競争して目的を達成する方法を自分や家族や塾の先生、部活のコーチ、友達同士やチームで考え、努力するようになります。

このように、自己管理やスケジュール管理は、年齢に応じた社会の中で、周囲の人間関係を築きながら、自分なりの方法を見つけていくのです。

しかし、子どもの頃に人間関係を軽視し、社会人になってもこれらが上手にできない人は、遅れを取り戻すために、仕事だけでなく、毎日の生活の中で「自己管理」・「スケジュール管理」をする練習をしましょう。

「自己管理」・「スケジュール管理」が得意な人は、物心着いた頃から20年近くかけて学んできたのですから、、社会人になって慌てて会社の仕事中だけでできるようになろうとしても難しいから、少なくとも24時間体制の合理的な地道な訓練が必要です。

食生活、睡眠の時間、ダイエット、給与の使い方、料理、日常の全てが、何でも自己管理・スケジュール管理の訓練に繋がります。

「雨の日も雪の日も晴れの日も、朝起きて、朝食を作って、朝食を採って、身支度を調え、決まった時間に電車に乗って、決まった時間に会社に着き、無遅刻・無欠勤で通勤する」。これだけのことだって、時間にゆとりを持ってできるようになるには、自己管理・スケジュール管理が万全でなければできないことです。

だから、毎日の生活から、何か目標を持って計画的に生活してみることから始めてみてはいかがでしょう。

慌てふためいて全力疾走で、取り敢えず電車に乗り込めるような毎日では見逃してしまうような、ゆとりのある心だから見えるいつもと違った景色や、幸運な出会いを見つけることができるかもしれませんよ!

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kiriko

kiriko

元社労士の主婦ライターです。
知識と経験を活かしてコラムを書き始めて10年になります。

いつも初心を忘れず、少しでも読者の皆様のお役に立てればと思いながら記事を書いています。

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