仕事が忙しい状況から抜け出せる！今すぐやるべきスケジュール管理の方法

周囲から「忙しそうですね」と言われる人が、本当に「忙しい」と思っているかどうかはわかりません。

反対に、自分は「忙し過ぎる」と思っているのに、周囲からはダラダラしているように見えたりする人もいます。

つまり、あなたが感じている「忙しい」気持ちは主観であり、心の持ち方とスケジュール管理次第で、忙しい状況から抜け出す事は可能なのです。

そこで今回は、その方法をご紹介しましょう。

1．「仕事が忙しい」と思ったとき手が止まっているのに気付いてる？

(1)スケジュールいっぱいで忙しくなりすぎた時あなたが考えることは何？

仕事の山を見て、スケジュールがいっぱいになりすぎたとき、あなたは何を考えますか？

• 締め切りまでに仕事をこなせなかった時の評価のこと
• 残業時間
• プライベイトの予定
• パニックになって頭を抱え込む
• ため息をつく
• 現実逃避　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　……etc．

お気づきですか？

「～できない」というマイナス思考ばかりです。

忙しいスケジュールを見て、ワクワクしてモチベーションが上がる人は滅多にいないでしょう。

どうしてでしょう？

(2)忙しいと思ったときの脳の状態

脳は「忙しい」と思っただけで、無意識のうちに先の先まで想像してしまいます。

「忙しい」→「間に合わない」→「どうしよう」→パニック！

このような状況の時、一般的に手は止まっています。

つまり、何もしていないということです。

頭の中で忙しい未来の自分を想像して、一人でパニックになっているだけなのです。

脳が思い描く予測は、非常に大まかで大げさです。

仕事量を実際よりも多く想像して自分を追い込んでいます。

そんなマイナス思考で自分を苦しめるよりは、自分を楽にするために、目の前の仕事に集中しましょう。

2．「仕事が忙しい！」と思ったらスケジュールを見直す

(1)やるべき事を整理してみる

忙しくて落ち着かなくなったら、やるべき仕事を書き出してみましょう。

片付いた仕事は、線で消していくのです。

「仕事の項目が消されていく」、その視覚効果が心を落ち着かせます。

「済」マークでも、チェックでも、同じ効果が狙えます。

スケジュール的に可能なら、忙しくて気持ちが焦っている時こそ、簡単な仕事から先に片付けていくのがお勧めです。

精神的に焦っている時は、視野が狭くなっているので、普段の能力の半分くらいしか発揮できていない事の方が多いのです。

だから、そんな状態でも正確にこなすことのできる簡単な仕事から片付けて、まず「焦る気持ち」を落ち着かせるのが先決です。

(2)強制的に自分を落ち着かせてから仕事を開始する

急ぎの仕事があってスケジュール変更ができない場合は、最優先事項から片付けるしか方法はありません。

でも、「忙しい」気持ちで焦って視野が狭くなった状態では、仕事にミスが生じてしまいます。

そうならないためには、強制的に焦った気持ちを落ち着かせる必要があります。

普段の能力が発揮できずにミスや失敗をしたのでは、直し作業の余計な時間が発生するだけでなく、ミスや失敗の事実が、精神的に自分を追い込みます。

そうならないためにも仕事に入る前に、オフィスやトイレでもできる身体を大きく動かすストレッチや深呼吸をしましょう。

温かい飲み物を飲んで、心を落ち着かせるのもお勧めです。

それでも焦る気持ちが収らない時は、ヒーリングミュージックを聴いてみるのも良いでしょう。

そのような環境にいないときは、背筋をぴんと伸ばして、鼻で息を吸い込んで、口で息を長くゆっくり吐きましょう。

お腹が引っ込むくらい長くゆっくりと息を吐くことで、頭を真っ白にすることができます。

本能的に瞑想状態に入るような感じです。

忙しさで焦っている時ほど「そんな暇はない」と思うかもしれませんが、急がば回れの精神で脳をリラックスさせる事を最優先させましょう。

そういうリラックスした精神状態になったら、「いざ！仕事開始」です。

とにかく、手を動かす、身体を動かす、できることをどんどんこなしていきましょう。

3．「忙しい」気持ちが主観的な感情か客観的な感情かを考えてみる

(1)「忙しい」気持ちには、主観と客観がある

主観的な忙しさ

「忙しい」と焦っている気持ちの先には、多くの場合、マイナス思考の結論が待っています。

• できなかったらどうしよう
• 評価が低かったらどうしよう

このような気持ちです。

でも、本当にそうでしょうか。

やればできるかもしれないのに、無意識のうちに時間的に間に合わない理由付けをしている事もあります。

「忙しい、忙しい」と口癖のように言っていると、周囲から忙しそうに見えるという状況づくりにもなります。

それは自分に「忙しい」暗示をかけているようなものです。

その暗示によって、脳内が必要以上に焦ってしまって、さらにストレスが大きくなります。

ストレスが大きくなれば、仕事に集中することよりも「忙しい」自分に集中し、マイナス思考で頭がいっぱいになるのです。

これでは、できる仕事もできなくなってしまいます。

「忙しい」と焦っている自分に気付いたら、「大丈夫！」とか「自分ならできる！」と自分にプラス思考の暗示をかけましょう。

自分よりも忙しい人を探して安心したりするのもひとつの方法です。

このように、自分なりの方法で、「忙しい」と焦る意識を頭から追っ払ってしまいましょう。

客観的な忙しさ

しかし、自分の能力を超えた仕事量、物理的に一人でできない仕事をこなさないといけないような「忙しい」状況もあります。

ここでは、そんな忙しさを「客観的な忙しさ」と呼ぶことにします。

そんな客観的な忙しさの場合は、仕事中に「忙しい」なんて考えている余裕もない事が多いのです。

つまり、仕事中に「はぁ…忙しい…」とため息をついている間は、まだ自分の能力のキャパを超えていないのです。

脳は、とても用心深いので、許容量を超える前に、自分に「忙しい」暗示をかけて用心します。

だから、忙しいことには違いないのですが、まだ頑張れば何とかなるのです。

自分のキャパを超えた「客観的な忙しさ」の場合は、脳が「忙しい」暗示をかける余裕もない状況なので、実はとても危険なのです。

心身の疲労や苦痛を感じなくなるからです。

だから、この客観的な忙しさには、意識的に注意する必要があります。

体調を壊すような忙しさが長期的に続く場合は、意識的にその状態から逃れるために、思い切って仕事を減らしましょう。

(2)客観的な忙しさの場合は仕事の在り方を考えるべき

「客観的な忙しさ」に追われる状況が長期に及ぶと、まずストレスを感じるようになり、それが続くと睡眠不足になります。

仕事中に、ずっと精神的な緊張状態が続き、交感神経が活発になったままになってしまいます。

この状態は、筋肉や血管が緊張しっぱなし状態となりますので、血流が悪くなって、筋肉疲労の回復がしづらくなって、肩こり、腰痛、眼痛、頭痛等の症状が起きてきます。

血流の低下は内臓機能の低下も引き起こします。

人の身体は、交感神経と副交感神経が交互に優位な状態にならないと、自律神経のバランスを崩してしまいます。

そして、睡眠時間になっても交感神経が活発なままで、副交感神経に切り替わってくれなくなります。

人は、副交感神経優位状態でなければ脳がリラックスできませんので、いつまで経っても目がさえて、睡眠に入れなくなってしまうのです。

そのため寝付きが悪くなり、夜何度も目が覚めたりして、睡眠不足に陥っていきます。

朝起きて身体の疲労感が残るような感じにもなります。

それでも、この状態はまだイエローカードです。

次に生じるのは、目覚めた時にリアルな夢を見て目が覚めるような状態になります。

この夢が楽しい夢なら気にしなくても良いのですが、次のような夢の場合は気をつけなければなりません。

誰かに追いかけられる夢、仕事に追われて失敗する夢、夢の中で自分が焦りまくっている状態、怖い夢…etc．

このような夢を見るようになったら、身体的な限界で、仕事を減らす必要がある、まさにレッドカードともいえるでしょう。

昨年、「某広告会社の女性社員が過剰労働で自殺した」報道が世の中を騒がしましたよね。

レッドカードの場合は、このような状況に自分を追い込む寸前だと真剣に考えましょう。

まとめ

「忙しい」と思っている自分に気がついたら次の3つのことをやってみましょう。

1. 深呼吸やストレッチをして、焦る気持ちを強制的に落ち着かせる
2. スケジュールを見直して、無駄な行動が無いか、スケジュールの整理をする
3. 仕事を書き出して、終わった仕事から、二重線で消していく視覚効果から精神的ゆとりを作る

その結果、脳のマイナスイメージを打ち破り、仕事をこなせるようになったら、仕事が楽しくなりますよ。

精神的に忙しい状況から抜け出せただけじゃなく、仕事もこなせて、評価も上がり、しかも楽しくなるなんて一石三丁です。

騙されたと思って試してみて下さい。

もしも、追い立てられるように仕事をこなしているというのに、仕事がちっとも楽しくならず、疲れが増すばかりのような状況の時は心の病の前兆かもしれません。

そのような場合は物理的に仕事の量を減らすことを真剣に考えることをお勧めします。

心身の健康あっての仕事です。

真面目な人ほど、スケジュール調整して、無理してがんばってしまいがちなので、心に留めておいて下さいね。