「定時で帰りたい」そう思うなら、「残業しないぞ！」と心に決めることです。
そこで今回は、「『絶対定時で帰らなければならない』but『仕事の評価は欲しい』」と欲張った筆者が当時苦肉の策で実行していた「残業しない仕事術」をご紹介します。
補足説明として、社労士事務所の個人事業主だった筆者も、資格取得したばかりの新米社労士の頃は、大手法律事務所の勤務社労士として働いていました。
士業は比較的残業が多いのですが、筆者は子供を義母に預けて働いていたので、当時は義母の手前、なるべく定時で帰る必要がありました。
ご紹介するのは、その状況での切実な「残業ゼロ対策術」です。
1．残業しないためには仕事の能力を上げること！
(1)定時で帰るために仕事をこなす能率を上げる
残業している人の方が「仕事をしている」イメージがありそうですが、仕事ができる人ほど実は仕事が早いのです。
とにかく、早く帰りたいなら次の事を実行しましょう。
- 仕事を効率的に行う。
- 仕事のミスを無くし、仕事の前に疑問点を明確にする。
（仕事内容を間違いなく把握するため） - 誤解や勘違いで「あやふやなスケジュール」にならないよう、確認行動や報連相を綿密に。
- 効率の良いスケジュールで仕事をするために、自分の仕事のスピードを的確に把握する。
この4つを完璧にこなすために「仕事術の基礎」として、若い社員さん向けに下記の記事も書いています。
お時間のある方は、ぜひご覧下さいね。
さて、筆者は当時まだまだ未熟な社労士だったので、自分の苦手な分野の仕事の場合は、先輩に不明点を教えてもらう時間も必要です。
そのため、昼休みを利用したり、朝早く出勤したりして、自分だけでできる仕事を前倒しにしてこなしていました。
こうして、勤務時間内に先輩の指導を受けるための時間を設ける工夫をしていました。
(2)「仕事終了の目標時間設定」と「やるべき仕事」を時間内にこなす工夫と努力が必要
「残業ゼロ」実現のために、勤務終了の定時の前に仕事終了時間を自分の中で決めておくのがお勧めです。
筆者の場合、仕事終了時間の目標は、定時の1時間前でした。
このように1時間の猶予を持って設定していても、新米社労士ですから、初めのうちは仕事の終了はどうしても定時過ぎになることも多かったです。
理由は、経験不足でわからないことが急に出てきたりして、その確認のための時間で手間取って、なかなかスケジュール通りにはいかなかったからです。
そこで筆者が行ったことは、迷ったり、確認に時間が生じた事柄を、毎日ノートに書き残すようになりました。
同じような事例が次に出てきたときは、もう迷うことはありません。
「二度同じ失敗をしない。二度同じ事で迷わない」
これを徹底する工夫をしたのです。
さらに、そのノートを通勤時間や休み時間等、暇さえあれば読み直していましたので、自然と暗記していきました。
暗記できていなくても、「○○はあの辺に書いてあった」という程度は覚えていますので、すぐに見つけることができます。
学生時代に英語の長文読解の勉強方法にあったのですが、初めて調べた英単語に赤線を引いて例文ごと暗記し、長文読解の度にわからない英単語を辞書で引いて、その都度赤線を引いていく勉強法です。
最終的に、辞書の全ての英単語に赤線が引かれると辞書を丸ごと覚えたことになるという理屈ですが、多くの場合、既に赤線の引かれた英単語を何度も引いてしまいます。
筆者は辞書をひいたときに、その英単語が初めての単語か、二度目か三度目の単語かがわかるように、日付や印を書いていたのですが、筆者と同年代の人は、この方法で英単語を覚えていた人は多かったと思います。
同じ方法で、「仕事のマル秘ノート」を作っていきました。
1度目にわからなかったり、失敗した点をノートにメモった後、2度目に同じ内容で迷ってそのノートを見たときは、赤線を引いて日付を入れます。
同じ内容でも、前に書いていなかったことは新たに書き加えます。
付け足す項目は、次から次へと増えていきます。
さらに、迷ってその頁を見たら、また日付をつけます。
日付の多いしょっちゅうわからなくなる項目には、ノートを閉じていてもわかるように、内容を簡単に書いた付箋を頁の端に貼って、すぐにその頁をめくれるようにしていきました。
1年もすれば、ノートは付箋だらけになりましたが、ノートを見る回数も減っていきました。
迷わず知識が先行するので、作業効率も、飛躍的に向上していったのです。
2．「定時に帰る人」と周囲に理解してもらうときにやるべき事がある
(1)定時で帰る人は仕事ができる人間でなければならない
私は法律事務所で一番若かったので、「私、今日は定時で帰ります！」とはっきりは言う勇気がありませんでした。
でも、「子供がいるので、できれば定時で帰らせて下さい」と周囲に低姿勢でお願いしていました。
だからといって、事務補助では無く、少しでも早く見習いを脱して「一人前の社労士」として認めて欲しかったので、「定時に帰るから当てにならない人材」にはなりたくありません。
そのために、筆者が目指したのは、「自分がやるべき仕事を全て定時までに終了する事！」です。
今から考えると、資格取り立ての新米社労士が、そんなことできるわけが無いと、恥ずかしいくらい無謀な厚かましい考えです。
自分の能力が如何にわかっていなかったかということになります。
だから、初めのうちは定時で帰れたことはほぼ無く、1時間くらい残業して、後は先輩がその仕事を引き継いでくれて帰してもらっていました。
これでは、いつまで経っても雑用ばかりだと思って、一念発起、「マル秘ノート」をつけ始めたのです。
筆者の仕事は、まだまだ見習いなので、先輩の仕事の事務補助と雑用が主な仕事でした。
ですから、まずは自分のスケジュールだけで無く、筆者の指導先輩の担当クライアント様とその契約内容、また、その契約にそった月次スケジュールも正確に把握する事から始めました。
そのために過去の書類を整理しました。
その結果、必要な事務補助作業とその納期を把握できました。
新たな契約が入ったら、その契約に必要な作業で、新たに頼まれた事務内容をマル秘ノートに記録しました。
保存してある過去の事務書類を見て自分でも勉強したので、先輩から頼まれる仕事を予測し、作業時間を自発的に空けて、積極的に手伝わせてもらえるよう、少しずつお願いしていきました。
今まで任されていた簡単な事務補助だけで無く、自ら進んで引き受けた仕事もこなして、全ての仕事がミス無く仕上がっていれば、堂々と定時に帰れるだけで無く、評価も上がるという作戦です。
筆者は、既に任されている仕事にミスや間違いで直しが発生して手間取らないようにと、可能な限り確実な仕事を心がけました。
新しい仕事が発生したときは、1時間ほど早めに出勤し、昼休みも食事が終わったらすぐに仕事に取りかかって、新しい仕事をさせてもらう時間を空け、意欲的に先輩に仕事を手伝わせて頂けるように、どんどんお願いしていきました。
そのために、筆者のノートは大きく役立っていったのです。
少しでも迷ったら、即ノート確認です。
「多分～」はミスもとです。
ノートには付箋がいっぱいなので、付箋を頼りに数秒で確認し、その項目に日付を入れます。
「また忘れてた！」と思うことばかりでした。
でも、そのお陰で、作業のスピードはもとより、前回やったのに、今回やっていないことを気付くようにもなりました。
先輩は、忙しい仕事の合間を縫って筆者の指導をしているので、時々指示漏れがありました。
ノートには、さまざまなことが書いてあります。
実は、ノートには先輩の指示漏れや、その時の先輩の状況も書いていました。
そのお陰で、先輩の仕事のやり方の癖や、指示漏れが起りやすい状況まで予測できるほど、何でも網羅されたノートとなりました。
そのため、指示されていなくても、気を利かせて「先輩ならやるであろう追加作業」を予測し、指示されていない「不足資料」を付け足すようなこともできるようになりました。
このノートによって、筆者は完全に先輩の信頼を得ることができるようになったのです。
(2)仕事ができていれば堂々と帰れる
筆者の場合、子育て主婦でしたが、優しい人の多い事務所だったので、スタッフ全員が筆者を「定時で帰る人」と認識していてくれました。
だから、よほど急ぎでない限り、定時前30分頃に残業を余儀なくするような無理な仕事を頼まれることはありません。
だから、筆者は定時の1時間前くらいまでに全ての作業を終え、30分でミスが無いように確認作業をして、定時の30分前くらいに先輩に提出します。
先輩の確認が終了する頃には、定時まで15分前ほどです。
もしミスがあった場合は、例え残業になっても筆者は直し作業をして帰ります。
その代わり、ミスや直しが無ければ、よほど急ぎの仕事がない限り、先輩から新たな仕事をお願いされることはありません。
筆者は、先輩の確認の間に、周囲のゴミを回収したり、キッチンの後片付けや、コピー機のトナー交換や、紙の補充等、さまざまな雑用をこなす事を習慣にしていました。
独り定時に帰る申し訳なさから、自ら行っていました。
戻ってくる頃には、定時前15分前くらいです。
先輩から何も言われなければ、その日の仕事の整理をしたり、ノートに書くことがあったら追記したりして、パソコンを閉じて後片付け終了です。
終業チャイムが鳴るのがこの頃で、筆者は「では、お先に失礼します」と挨拶して帰ります。
3．周囲とのコミュニケーションが仕事を回す潤滑油になる
(1)残業したくないなら、コミュニケーションが大切
時間を効率よく使うには、情報も大切です。
コミュニケーションが円滑なら、先輩のスケジュールも聞きやすいし、先輩の方もこちらの仕事の進め方に協力してくれます。
例えば、「○日までに△△しないといけないんだけど、スケジュールどう？」と確認を入れてくれたり、「新しい契約は入りそうだよ。準備よろしくね」とか…etc．
筆者が仕事のスケジュールを組みやすいように教えてくれるのです。
とはいえ、先輩は忙しいので、筆者のスケジュールを気にする余裕が無い時もあります。
そういう時は、先輩のスケジュールから筆者が補助すべき作業を推察して、自分から聞いてみたりしていました。
すると多くの場合
「そうそう、頼もうと思ってたんだ」
と指示がきます。
このような会話は、コミュニケーションが円滑でないとスムーズにいきません。
(2)コミュニケーションが円滑で無いと起り得るデメリット
先に紹介した「そうそう頼もうと思ってたんだ」という会話から生じる仕事の場合、もし筆者が先輩に何も言わなかったらどうなるでしょう？
筆者は、子育て中の主婦で定時に帰りたい人です。
しかし筆者は、短時間労働者のパートではなく正社員なのです。
男性全員がそうかどうかは不明ですが、筆者の周囲の多くの男性からは、「子育て中の主婦が定時に帰りたいと言っているのに、わざわざ引き留めて、『この仕事やってよ』とお願いするのは言いにくい」と聞く事が多いように思います。
でも、忙しいときは時間なんてあっという間ですから、うっかり頼み忘れたなんて事もけっこうあると思います。
仕事の流れで、「この仕事お願いしたいな」と思ったとき、既に定時まで30分を切っていたなんて時は、「帰る時間だから、自分でやろう」ということになります。
このようなことが積み重なると、「正社員なのに、定時に帰るから使いにくいな。アシスタントを残業できる社員と代えて欲しいな」という気持ちになっても、先輩を責めることはできません。
コミュニケーションが上手くいっていないので、先輩に筆者の仕事のスピードを把握する事はできないので、任せる仕事が自然と誰でもできるような簡単な仕事になっていきます。
終いには、雑用ばかり任されるような感じになって、主要戦力から完全に外されてしまうかもしれません。
そうなると、双方に不満が生まれますので、ますますコミュニケーションに支障を来たし、人間関係に大きな溝ができてしまうこともあるでしょう。
そうなってしまうと、定時で帰る筆者には、会社に居場所が無くなってしまう事も考えられるのです。
まとめ
さまざまな職種によって仕事を効率よく行う方法も、自分にとって効率の良い仕事の工夫もさまざまでしょうから、筆者の行った工夫を紹介してみましたが、いかがでしたか？
しかし、どんな職種も残業ゼロを達成するために、周囲に「私は残業しません」宣言をするのが最も効率的な方法だと思います。
そのためには、どのような職種でも、やるべき仕事を時間内にこなすことは必須でしょう。
そうでなければ、「残業しません宣言」は、主要戦力からの脱退を意味しかねません。
そうならないためにも、自分に合った工夫とスケジュール術を身につけて下さいね。
どの職種も洞察力のある人間、情報を収集できる人間、コミュニケーションが円滑で、人の心を動かせる人間が、勝利を得やすい傾向があると思います。
某企業の創設者から聞いた話ですが、「努力と才能で必死にもがけば、2位まではどうにか這い上がれる。でも、1位になるには、『この人のためなら』と思ってもらえる人望が絶対必要だ」そうです。
人望を得るには、コミュニケーションが一番大きな武器となります。
仕事の評価も得ながら、残業ゼロ100%を目指すなら、自分の仕事の能力やスケジュール管理術もさることながら、もしもの時に助けてくれる仲間も重要なのかもしれませんね。
